Projektisuunnitelman laatiminen – ilmainen pohja ja ohjeet

Projektisuunnitelma on olennainen osa onnistunutta projektinhallintaa. Se antaa tiimille selkeän suunnan, auttaa hallitsemaan resursseja ja varmistaa projektin sujuvan etenemisen kohti tavoitteita.

Tämän artikkelin ohesta löydät ilmaisen projektisuunnitelmapohjan, joka sisältää kattavasti erilaisia vaihtoehtoja projektin suunnitteluun ja seurantaan – aikataulun, muistiinpanot, tehtävien hallinnan sekä Kanban-taulun.

Sisältö

Ilmainen projektisuunnitelmapohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Mikä on projektisuunnitelma ja miksi sen laatiminen kannattaa?

Projektisuunnitelma selkeyttää projektin tavoitteet ja määrittää, mitä yritetään saavuttaa. Tämä auttaa sekä projektin toteuttajia että sidosryhmiä ymmärtämään, miksi projekti tehdään ja mikä sen lopputuloksen odotetaan olevan. Hyvin suunniteltu ja määritelty projekti etenee jouhevammin ja on helpompi saattaa onnistuneesti maaliin.

Suunnitelma auttaa määrittämään projektin aikataulun, ja aikatauluttamaan sen eri vaiheet ja tehtävät. Projektisuunnitelmaan kirjataan tarvittavat resurssit, kuten työvoima, materiaalit ja budjetti. Voit jakaa projektin eri osatehtäviin ja määrittää vastuuhenkilöt kullekin tehtävälle.

Suunnitelman tekeminen mahdollistaa riskien tunnistamisen ja niihin varautumisen. Voit suunnitella etukäteen, miten käsitellään odottamattomia tilanteita ja miten minimoidaan mahdolliset haittavaikutukset projektin etenemiselle.

Valmis projektisuunnitelma selkeyttää työntekoa projektin kaikissa vaiheissa. Suunnittelu- ja toteutusvaiheen tukemisen lisäksi se toimii projektin toteutuksen, seurannan ja arvioinnin tukena. Voit vertailla projektin etenemistä suunnitelmaan ja tehdä tarvittaessa muutoksia projektin kulun parantamiseksi.

Mitä hyvä projektisuunnitelma sisältää?

Projektisuunnitelman sisältö ja laajuus voi vaihdella projektin luonteen mukaan, eikä projektisuunnitelman tekemiseen ole olemassa yhtä universaalia kaavaa. Hyvä projektisuunnitelma kuitenkin vähintään kertoo projektin tilaajalle ja toteuttajille, mitä tehdään, kuka tekee, missä aikataulussa ja millaisilla resursseilla. 

Suunnitelmaan kannattaa sisällyttää vähintään nämä seikat projektista:

• tausta 
• tavoitteet
• organisoituminen ja resurssit
• riskienhallinta 
• tehtävät ja niiden vastuuhenkilöt
• aikataulu
• hankinnat 
• budjetti
• raportointi
• viestintä

Projektisuunnitelma Kanban-taululla

Kanban on visuaalinen projektinhallinnan metodi, joka on kehitetty sujuvoittamaan projektinhallintaa. Sen keskeisenä ideana on hajottaa projektit pienempiin osiin, tehdä työ näkyväksi visuaalisen projektityötaulun avulla ja auttaa tiimiä optimoimaan työskentelyä yksinkertaisten sääntöjen avulla.

Kanban-menetelmä havainnollistaa projektin työtehtävät ja niiden etenemisvaiheet käyttäen Kanban-taulua. Kyseinen taulu on suunnitelma, johon työtehtävät asetellaan. Jokainen tehtävä näytetään korttina ja kortit järjestellään sarakkeisiin sen mukaan, missä vaiheessa ne ovat. 

Yleensä vähintään kolme saraketta luodaan kuvaamaan eri vaiheita – “tekemättä”, “työn alla” ja “valmiit”. Eri värejä voidaan käyttää kuvaamaan projektin eri osia, vastuualueita tai tehtävien prioriteettia. Kanban-taulu voi olla digitaalisessa muodossa tietokoneella tai esimerkiksi muistilappuina toimiston seinällä. 

Ilmainen projektisuunnitelmapohja – näin käytät sitä

Loimme sinulle valmiin projektisuunnitelmapohjan Exceliin. Löydät tiedoston alareunasta välilehdet, joihin pystyt täydentämään projektisuunnitelman eri osa-alueita. Voit myös hyödyntää vain niitä välilehtiä, joita itse tarvitset.

1. Projektisuunnitelma: Ensimmäiseltä välilehdeltä löydät yleisen suunnitelman, johon voit kirjata projektin tärkeimmät perustiedot, kuten tavoitteet, vastuuhenkilöt, budjetin, raportoinnin ja aikataulun. 
2. Projektiaikataulu: Tältä välilehdeltä löydät taulukon, johon voit kirjata projektiin liittyvät tehtävät, niiden alatehtävät, vastuuhenkilöt sekä etenemisen. 
3. Kanban-taulu: Tällä välilehdellä voit havainnollistaa projektin etenemistä Kanban-menetelmän mukaan. Projektin osatehtävät järjestellään sarakkeisiin sen mukaan, ovatko ne tekemättä, työn alla vai valmiita. 
4. Päiväsuunnitelma: Tätä välilehteä voit käyttää, mikäli projekti vaatii päiväkohtaista suunnittelua. Taulukkoon voidaan kirjata tehtävien tarkka aikataulu sekä toteutunut aikataulu ja kesto.
5. Viikkosuunnitelma: Viikkosuunnitelmaan voit luoda viikoittaisen “lukujärjestyksen” projektin edistämiseksi. Voit myös kirjata taulukon sivuun viikon tärkeimmät tavoitteet ja prioriteetit.
6. Kuukausisuunnitelma: Tältä välilehdeltä voit seurata projektin etenemistä kuukausitasolla.

Muistiinpanot: Kirjaa muistiinpanoihin kaikki projektia koskevat lisätiedot ja muistiinpanot. Muistiinpanoja kannattaa täydentää ahkerasti, sillä ne helpottavat projektin arviointia jälkikäteen.