Kokouspöytäkirja – ohjeet ja ilmainen pohja

Kokouspöytäkirja (lyhennettynä ptk.) tarkoittaa kokouksesta laadittua määrämuotoista selostusta, johon kirjataan muistiin kokouksen kulku ja kokouksessa tehdyt päätökset. Kokouspöytäkirjan tekeminen tulee monelle eteen esimerkiksi osakeyhtiön, taloyhtiön tai yhdistyksen hallituksen kokouksissa. Tästä artikkelista löydät opastuksen kokouspöytäkirjan laatimiseen sekä ilmaisen pöytäkirjapohjan.

Sisältö

Ilmainen kokouspöytäkirjapohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Word

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Word

Mihin kokouspöytäkirjaa käytetään?

Kokouspöytäkirja on todistusasiakirja siitä, mitä yhtiön tai yhdistyksen hallinnollisissa kokouksissa on päätetty ja millä perusteilla. Pöytäkirja on juridinen asiakirja, jonka avulla varmistetaan kokouksessa tehdyt päätökset ja arkistoidaan ne.

Kokouspöytäkirjojen laatiminen on tärkeä osa hyvää hallintoa yhdistyksissä, yhtiöissä ja muissa organisaatioissa. Pöytäkirjat tulisi aina laatia siten, että kokouksen päätökset ymmärtää myös sellainen henkilö, joka ei ole itse päässyt osallistumaan kokoukseen tai lukee pöytäkirjaa vasta vuosia myöhemmin. Pöytäkirjat tulee arkistoida ja säilyttää luotettavalla tavalla.

Kokouksen puheenjohtajan vastuulla on huolehtia, että pöytäkirja tulee laadituksi ja on sisällöltään todenmukainen. Pöytäkirjan kirjoittaa yleensä kokouksessa valittu sihteeri, joka tekee muistiinpanoja kokouksen aikana ja kirjoittaa muistiinpanoista pöytäkirjan, joka toimitetaan tarkistettavaksi kokouksessa nimetyille pöytäkirjantarkastajille.

Mikäli virallista pöytäkirjaa ei tarvita, voidaan kokouksesta tehdä vapaamuotoinen muistio, johon kirjataan kokouksessa käsitellyt asiat.

Kokouspöytäkirjan tarkastaminen

Pöytäkirjan tarkastaminen tehdään, jotta voidaan varmistaa kokouspöytäkirjan selostavan todenmukaisesti kokouksessa päätetyt asiat. Kokouksen pöytäkirja tarkastetaan yleensä valitsemalla vähintään kaksi pöytäkirjantarkastajaa.

Vaihtoehtoisesti kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri voivat tarkistaa pöytäkirjan. Pöytäkirjan tarkastajien tehtävänä on varmistaa, että pöytäkirja vastaa kokouksen tapahtumia ja kokouksessa tehtyjä päätöksiä. Pöytäkirjan hyväksytty tarkistus merkitään allekirjoittamalla kokouspöytäkirja fyysisesti tai sähköisesti.

Kokouspöytäkirjan tyypit

Pöytäkirja voidaan kirjoittaa usealla eri tavalla riippuen tilanteesta. Tavallisimmat pöytäkirjatyypit ovat päätöspöytäkirja, keskustelupöytäkirja sekä selostuspöytäkirja.

Näistä kolmesta päätöspöytäkirja on muodoltaan yksinkertaisin: siihen kirjataan tehdyt päätökset ja niiden perustelut, mutta kokouksessa käytyä keskustelua ei selosteta seikkaperäisesti. Keskustelupöytäkirja taas on yksityiskohtaisempi pöytäkirja, johon talletetaan sana sanalta kaikki kokouksessa käytetyt puheenvuorot. Selostuspöytäkirja on näiden kahden välimuoto, jossa kirjataan kokouksessa tehdyt päätökset ja voidaan selostaa tiivistetysti myös kokouksessa käytettyjä puheenvuoroja.

Pöytäkirjan rakenne

Kokouspöytäkirjan rakenne noudattaa kokouksen esityslistaa, johon on merkitty kokouksessa käsiteltävät aiheet ja usein myös valmiit päätösehdotukset. Esityslista toimitetaan kokouksen osallistujille ennen kokousta.

Pöytäkirja koostuu kolmesta osasta: johdateosa, asiaosa ja vakuusosa.

Johdateosa sisältää kokouksen alkumerkinnät, joista käy ilmi kokouksen ajankohta, osallistujat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Pöytäkirjat numeroidaan juoksevasti, jotta jälkikäteen voidaan tarkistaa pöytäkirjojen järjestys ja kokousten lukumäärä. Johdateosaan merkitään seuraavat asiat:

• Organisaation nimi
• Kokouksen numero
• Kokouksen laatu, esimerkiksi hallituksen kokous tai vuosikokous
• Aika ja paikka
• Kokousvirkailijat, kuten puheenjohtaja, sihteeri, mahdolliset pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat
• Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus, eli todennetaan, että kokous on organisaation sääntöjen mukaisesti päätösvaltainen, esimerkiksi kutsuttu ajoissa koolle ja paikalla on riittävästi osanottajia
• Läsnäolijat, joko erillisenä liitteenä tai pöytäkirjaan suoraan merkittynä

Asiaosaan merkitään kokouksessa läpi käydyt ja päätetyt asiat siinä järjestyksessä, kuin ne ovat kokouksen esityslistalla. Jokainen asia numeroidaan samalla tavalla, kuin ne on numeroitu kokouksen esityslistalla. Asiaosasta tulee selvästi käydä ilmi kokouksessa tehdyt päätökset, ja siihen voidaan tarvittaessa kirjata myös asialistalla olleista asioista käyty keskustelu. 

Vakuusosaan merkitään pöytäkirjan tarkastuksen aika, paikka sekä tarkastajien allekirjoitukset. Pöytäkirjasta tulee virallinen asiakirja vasta sitten, kun kokouksen pöytäkirjantarkastajat ovat allekirjoittaneet sen.

Kokouspöytäkirjan laatiminen – ilmainen pohja ja ohjeet

Lataa tästä ilmainen Word-pohja kokouspöytäkirjalle ja kokousmuistiolle. Voit täyttää pohjan tekstinkäsittelyohjelmalla kokouksen aikana tai käyttää sitä pöytäkirjan laatimiseen kokouksen jälkeen.

Pohjan alkuosasta löydät asiaosan, johon merkitään kokouksen perustiedot, kuten numerointi, aika, paikka, kokousvirkailijat ja läsnäolijat. Esityslista-kohtaan merkitään kokouksessa käsitellyt asiat numerojärjestykseen samassa järjestyksessä, kuin ne ovat ennen kokousta laaditussa esityslistassa. Pohjassa on valmiiksi merkittynä tila myös puheenvuorojen selostukselle, mutta voit käyttää pohjaa myös pelkästään päätöspöytäkirjan laatimiseen. Valmis kokouspöytäkirja toimitetaan allekirjoitettavaksi valituille pöytäkirjantarkastajille.