Näin teet kassavirtalaskelman – ilmainen Excel-pohja

Kassavirtalaskelman tekeminen kannattaa, sillä sen avulla näet yrityksesi taloudellisen tilanteen ja teet parempia päätöksiä. Tee laskelmat helposti ilmaisella ja yksinkertaisella Excel-pohjallamme!

Yrittäjän pitää seurata tarkkaan ja analyyttisesti yrityksen taloudellista tilannetta: mistä rahaa tulee ja mihin sitä kuluu.

Kassavirralla tarkoitetaan yrityksen kaikkea rahaliikennettä eli sisään tulevaa ja ulos menevää rahavirtaa. Kassavirtalaskelmien tekeminen on tärkeää, jotta saat tarkan kuvan yrityksen taloudellisesta tilanteesta ja pystyt suunnittelemaan tulevaa: kassavirtalaskelman avulla näet, millainen on yrityksesi maksuvalmius, riittääkö liikevaihto kattamaan menot ja kuinka taloutta voisi kohentaa.

Tässä artikkelissa annamme vinkit kassavirtalaskelman tekemiseen. Lataa myös näppärä Excel-pohjamme, jonka avulla kassavirtalaskelman tekeminen helpottuu.

Sisältö

Ilmainen kassavirtalaskelmapohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Mikä on kassavirtalaskelma?

Kassavirtalaskelmaan kirjataan tulot ja menot kuukausikohtaisesti. Myyntitulojen ja juoksevien kulujen, kuten palkkojen ja vuokrien lisäksi seurataan sitä, kuinka paljon ulkoista rahoitusta tulee sisään ja paljonko sitä maksetaan pois.

Muista, että kassavirtalaskelmaa ei ole tarkoitus tehdä takautuvasti eli käydä merkkaamassa edellisten kuukausien tapahtumat. Tärkeintä on suunnitella toimintaa eteenpäin ja ennakoida tuloja ja menoja. Muista kuitenkin olla realistinen sekä myynnin että kulujen suhteen: jos arvioit tulojen määrän liian suureksi menoihin nähden, keikahtaa kassavirta helposti negatiiviseksi.

Näin täytät kassavirtalaskelman

Ensimmäisellä rivillä näkyy alkusaldo, joka kertoo yrityksen kassatilanteen kuukauden alussa. Kun alat täyttämään laskelmaa ensimmäisen kerran, voit merkitä kuluvan kuukauden kassatilanteen alkusaldoksi.

Tulot

Merkitse ensin taulukkoon kaikki tulot. Muista merkitä kaikki tulot arvonlisäverottomina! Taulukko laskee automaattisesti arvonlisäveron määrän.

• Osakepääoma: Tälle riville merkitään osakeyhtiön oman pääoman erä. Jos olet yksityinen elinkeinonharjoittaja eli toiminimiyrittäjä, voit jättää kohdan tyhjäksi.
• Myyntitulot: Merkitse tälle riville myynti arvonlisäverottomana. Taulukko laskee automaattisesti arvonlisäveron osuuden alemmas 24 %:n mukaan. Jos sinulla on myyntiä useammasta arvonlisäveroluokasta, voit luoda taulukkoon uusia rivejä.
• Lainat: Jos yritykselläsi on lainoja, merkitse tähän kuukausikohtainen osuus rahoituksesta.
• Tuet: Jos saat esimerkiksi starttirahaa tai muunlaista yritystukea, merkitse sen summa tähän.
• Muut tulot: Jos yritykselläsi on muita tuloja, ne merkitään tähän kohtaan. Muista lisätä näiden mahdollinen arvonlisäveron osuus manuaalisesti riviä alemmas. 
• Alv myynneistä (24 %): Tähän kohtaan taulukko laskee automaattisesti myynnistä kertyvän arvonlisäveron määrän. Voit lisätä useamman rivin muilla arvonlisäveroluokilla, esim. Alv myynneistä (14 %) ja luoda samanlaisen kaavan kuin kentässä D14: =Myyntitulot*0,24.
• Alv-palautukset: Tähän kohtaan taulukko laskee automaattisesti ostoista kertyvät arvonlisäveron palautukset. Ostot merkitään menojen puolelle alempana taulukossa.

Menot

Seuraavaksi taulukkoon merkitään menot. Muista merkitä kaikki menot arvonlisäverottomina! Taulukko laskee automaattisesti arvonlisäveron määrän.

• Oma palkka tai yksityisnostot: Kuinka paljon aiot nostaa palkkaa itsellesi kuukaudessa? Jos olet toiminimiyrittäjä, merkitse tähän kuukauden aikana tekemäsi yksityisotot.
• Palkkakustannukset: Jos sinulla on työntekijöitä, tähän merkitään heidän palkkakustannukset. 
• Vuokra: Tähän merkitään toimitilojen vuokrakulut.
• Lainojen lyhennykset: Jos yritykselläsi on lainoja, merkitse kuukausierät tälle riville.
• Pankkimaksut: Merkitse tähän pankin palvelumaksut.
• Sotumaksut: Merkitse tähän yrityksen maksamat sosiaaliturvamaksut (YEL ja työntekijöiden palkkojen sosiaaliturvamaksut).
• Verot: Tälle riville merkitään kuun aikana maksettavien verojen määrä. 
• Korot: Jos yrityksellä on korkoja maksettavana, ne voit lisätä tälle riville. 
• Poistot: Jos yritykselläsi on poistoja esimerkiksi laitehankinnoista, merkitse ne tähän.
• Vakuutukset: Kuinka paljon kuussa menee vakuutusmaksuihin?
• Kirjanpito: Jos käytät kirjanpitäjää tai maksullista ohjelmistoa kirjanpitoon, merkitse se tälle riville. 
• Myynti/ markkinointikulut: Erilaiset myynnin ja markkinoinnin kulut, esimerkiksi verkkosivuston tai sosiaalisen median mainonnan maksut, merkitään tähän.
• Puhelin ja netti: Merkitse tähän yrityksen tietoliikennekulut.
• Ohjelmistokulut: Jos yritykselläsi on erilaisia ohjelmistoja, merkitse kuukausimaksut tähän.
• Jäsenmaksut: Tähän voit merkitä mahdollisten järjestöjen jäsenmaksut.
• Koulutus ja kurssit: Jos kouluttaudut tai tarjoat koulutusta yrityksen henkilöstölle, merkitse kulut tähän.
• Materiaalit/ aineet/ tarvikkeet: Tälle riville voit merkitä erilaiset tarvike- ja materiaalihankinnat.
• Ostot: Tälle riville voit merkitä muut yrityksen ostot arvonlisäverottomana. Taulukko laskee automaattisesti arvonlisäveron osuuden 24 % mukaan. Jos ostoja on eri arvonlisäveroluokissa, lisää niille omat rivit taulukkoon.
• Investoinnit: Jos yrityksesi tekee investointeja, myös ne on hyvä merkitä kassavirtalaskelmaan, jotta pystyt varautumaan mahdollisiin suurempiin menoeriin.
• Edustuskulut: Jos yritykselläsi on edustuskuluja tai muita kuluja, voit lisätä ne tälle riville. Muista lisätä arvonlisäveron osuus manuaalisesti arvonlisäveroriville.
• Muut: Lisää muut mahdolliset kulut tälle riville. Taulukko laskee automaattisesti arvonlisäveron osuuden 24 % mukaan. Jos tarvitset muita arvonlisäveroluokkia, voit lisätä rivejä manuaalisesti.
• Alv menoista (24 %): Tähän kohtaan taulukko laskee automaattisesti ostojen arvonlisäveron määrän. Kannattaa lisätä rivejä ja samanlainen laskukaava muille arvonlisäveroluokille, esim. Alv menoista (14 %).
• Alv-maksut: Tähän kohtaan taulukko laskee automaattisesti myynnistä tulleen maksettavan arvonlisäveron määrän.

Viimeisellä rivillä näkyy loppusaldo, joka kertoo yrityksen kassatilanteen kuukauden päätteeksi. Tämä summa siirtyy automaattisesti seuraavan kuun alkusaldoksi.

Näin tulkitset kassavirtalaskelman tulosta

Kun olet tehnyt laskelmat, on aika analysoida tulosta. Onko tulos positiivinen vai negatiivinen? Voit myös tehdä erilaisia laskelmia ja kokeilla, kuinka kassavirta muuttuu tekemiesi muutosten myötä.

Jokaisen yrityksen tilanne on erilainen, ja etenkin kausivaihtelua kokevissa yrityksissä kassavirta saattaa vaihdella kuukaudesta toiseen runsaasti. Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin pitää sitä, että kassavirtalaskelman tulos on hyvä, kun se on positiivinen ja rahat riittävät ainakin parin kuukauden menoja varten.

Jos tulos on negatiivinen, on aika pohtia ankarasti seuraavia toimenpiteitä. Onko tuottavuus kunnossa? Pitäisikö myyntiä ja asiakashankintaa tehostaa? Tai panostaa markkinointiin? Vai kenties hakea rahoitusta?

Jos tulos taas on reilusti positiivinen, kannattaa myös miettiä seuraavia askeleita. Mitä yli jääneellä rahalla voisi tehdä? Onko aika tehdä uusia investointeja, kehittää tuotteita tai palveluita tai jopa palkata uutta henkilökuntaa?