Ajanhallinta yrittäjän arjessa – ilmainen Eisenhowerin matriisi

Yrittäjän arki voi joskus olla hektistä ja vaativaa. Monet yrittäjät joutuvat jonglööraamaan paperitöiden, asiakastyön ja perhe-elämän välillä. Koska vuorokaudessa on rajallisesti tunteja, ajanhallinta nousee yrittäjän arjessa korkeaan arvoon. Erilaiset ajanhallintatyökalut ja menetelmät voivat auttaa priorisoimaan työtehtäviä, parantamaan tuottavuutta ja tekemään yrittäjän arjesta vähemmän kuormittavaa.

Tässä artikkelissa tutustumme erilaisiin ajanhallinnan menetelmiin ja työkaluihin, jotka auttavat sinua hallitsemaan aikaasi tehokkaammin. Jutun yhteydestä löydät myös ilmaisen pohjan Eisenhowerin matriisin laatimiseen.

Eisenhowerin matriisi auttaa priorisoimaan työtehtävät

Kun to do -lista alkaa kasvaa hallitsemattomasti, saattaa moneen meistä iskeä lamaannus. Työtehtävien määrä tuntuu loputtomalta, eikä yksittäiseen tehtävään ole helppoa tarttua. Eisenhowerin matriisina tunnettu työkalu auttaa priorisoimaan työtehtäviä niiden kiireellisyyden ja tärkeyden perusteella. 

Eisenhowerin matriisin nimi juontaa juurensa Yhdysvaltain presidentti Dwight D. Eisenhowerilta, joka oli tunnettu tehokkaasta ajanhallinnastaan. Yksi Eisenhowerin tunnetuista sitaateista onkin, “Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää.”

Matriisi jaetaan neljään osaan: Kiireellinen ja tärkeä, Kiireetön ja tärkeä, Kiireellinen ja vähemmän tärkeä, Kiireetön ja vähemmän tärkeä. Eisenhowerin matriisi auttaa sinua hahmottamaan, mitkä tehtävät ovat tärkeimpiä ja vaativat huomiotasi ensimmäisenä. Kun tunnistat tehtävien tärkeysjärjestyksen, voit suunnitella päiväsi ja viikkosi sen mukaisesti, ja oppia rajaamaan pois epäolennaiset työtehtävät.

Ilmainen pohja Eisenhowerin matriisiin

Lataa ilmainen pohjamme Eisenhowerin matriisin tekemiseen. Voit muokata pohjaa Microsoft Excelissä tai tulostaa sen paperilla täytettäväksi. Eisenhowerin matriisia voi käyttää to do -listan järjestelemiseen säännöllisesti tai aina silloin, kun työkuorma uhkaa kasvaa liian suureksi.

Pohjan käyttö on erittäin helppoa. Kaikki työtehtävät sijoitetaan yhteen matriisin neljästä ruudusta: 

• Kiireellinen ja tärkeä: Nämä ovat tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota ja ovat myös merkittäviä liiketoiminnallesi, kuten esimerkiksi asiakaspalveluongelmien ratkaiseminen.
• Kiireetön ja tärkeä: Nämä ovat pitkän aikavälin tavoitteita ja strategisia suunnitelmia, jotka ovat keskeisiä menestyksellesi pitkällä tähtäimellä. Tällainen voisi olla esimerkiksi uuden tuotteen suunnittelu.
• Kiireellinen ja vähemmän tärkeä: Nämä tehtävät ovat kiireellisiä, mutta eivät elintärkeitä liiketoimintasi kannalta. Niitä voidaan delegoida tai automatisoida.
• Kiireetön ja vähemmän tärkeä: Nämä ovat pienempiä tehtäviä, joilla ei ole välitöntä vaikutusta liiketoimintaasi. Pyri välttämään näitä, käsittelemään ne viimeisenä tai pohtimaan, voiko ne jättää tekemättä kokonaan.

Muut ajanhallinnan työkalut

Erilaisia ajanhallintametodeja on lukemattomia erilaisia. Jos ongelmasi ei ole töiden priorisointi vaan esimerkiksi huono keskittymiskyky tai työtehtävien prokrastinointi, voit hyötyä Eisenhowerin matriisin sijaan muista ajanhallintamenetelmistä. Kokeilemalla erilaisia voit oppia löytämään itsellesi parhaiten sopivat työtavat.

Pomodoro-tekniikka parantaa keskittymiskykyä

Pomodoro-tekniikka on esimerkiksi opiskelijoiden ja keskittymistä vaativaa työtä tekevien ihmisten suosikki, sillä se auttaa keskittymään työtehtäviin entistä pidempään.

Pomodoron idea on yksinkertainen. Keskittymisen kohteeksi valitaan yksi työtehtävä, jota työstetään keskittyneesti tietty ajanjakso, yleensä 25 minuuttia. Sen jälkeen pidetään lyhyt tauko, yleensä 5 minuuttia. 

Tauon aikana kannattaa nousta ylös tai tehdä pieni jumppa paikallaan istumisen sijaan. Tauon jälkeen työskennellään uudelleen keskittyneesti 25 minuutin ajanjakso. Näitä keskittymisjaksoja kutsutaan nimellä “pomodoro”. Neljän pomodoron jälkeen voidaan pitää pidempi tauko. 

Pomodoro-tekniikan käyttöön on olemassa paljon näppäriä mobiilisovelluksia, jotka helpottavat taukojen ja keskittymisjaksojen ajastamista. 

Kanban-menetelmä visualisoi tehtävälistan

Tuntuuko siltä, että aloitetut työtehtävät jäävät usein kesken? Kanban-menetelmä voi sopia sinulle, sillä se auttaa visualisoimaan työtehtävien vaiheet ja hahmottamaan, kuinka paljon työtehtäviä on meneillään ja tulossa tehtäväksi. Kanban-taulua voidaan käyttää niin yksinyrittäjän työn hallintaan kuin tiimityöhönkin. 

Kanban perustuu visuaaliseen tehtävien hallintaan. Kanban-taulussa tehtävät järjestellään sarakkeisiin “Odottamassa”, “Kesken” ja “Valmis” ja niitä siirrellään taulukossa eteenpäin sen mukaan, kun niiden suorittaminen etenee. Työtehtäviä voidaan priorisoida merkitsemällä niitä erilaisilla värikoodeilla tai korvamerkitä tietyille työntekijöille. 

Kanban-taulun voi rakentaa esimerkiksi muistilapuilla toimiston seinälle tai käyttää digitaalisessa projektinhallintasovelluksessa. Kanban-taulun rakentamiseen voit myös käyttää valmista pohjaamme projektisuunnitelmia varten (huomaa pohjan kolmas välilehti).

Ajanhallinta on yrittäjän tärkeimpiä taitoja

Ajanhallinta on yksi menestyvän yrittäjän tärkeimmistä taidoista. Tärkeintä ei ole pelkästään tehokkuus, vaan kyky priorisoida tärkeimmät tehtävät, delegoida työtaakkaa tarvittaessa muille ja tunnistaa milloin aikaa kuluu epäolennaiseen.

Käyttämällä erilaisia ajanhallintamenetelmiä ja työkaluja voit paitsi tehostaa työskentelyä ja parantaa tuottavuutta, myös parantaa työhyvinvointia ja ehkäistä yrittäjyyden kuormittavuutta. Kokeile eri menetelmiä ja löydä ne, jotka toimivat parhaiten juuri sinulle ja yrityksellesi.