Perusta asiakasrekisteri helposti ilmaisella Excel-pohjalla

Yrityksen tärkein voimavara itse yrittäjän jälkeen on yrityksen asiakkaat. Pienyrittäjällä saattaa olla vain muutamia asiakkaita liiketoiminnasta riippuen, jolloin asiakkaiden tärkeät tiedot on helppo pitää ylhäällä ja ajankohtaisina. Kasvavalla tai isolla yrityksellä asiakkaita voi kuitenkin olla useita kymmeniä, jolloin kaikkien asiakkaiden tietojen säilyttäminen yhdessä paikassa helpottaa paitsi yrityksen arkea, myös tiedonjakoa yrityksen sisällä, kun kaikki tieto löytyy samasta rekisteristä. 

Asiakkaiden tiedot kannattaa molemmissa tapauksissa kerätä alusta asti talteen huolellisesti yhteen paikkaan.

Sisältö

Ilmainen asiakasrekisteripohja

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Kokeile helppokäyttöistä laskutusohjelmaamme

Luo ilmainen tili

Lataa: Excel

Mikä on yrityksen asiakasrekisteri?

Rekisterillä tarkoitetaan tietojoukkoa, joka on jäsennelty ja sisältää henkilötietoja. Esimerkiksi Excel-taulukko, johon on kerätty asiakkaan tietoja, muodostaa rekisterin. Asiakasrekisterillä tarkoitetaan yrityksen ylläpitämää rekisteriä, joka sisältää tärkeitä tietoja asiakkuudesta ja asiakkuuden hoitamiseen tarvittavista asioista. Näitä tietoja ovat muun muassa yrityksen tai asiakkaan nimi ja y-tunnus, verkkolaskuosoite, laskutusosoite, postinumero ja postitoimipaikka, yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero, sähköposti, luottokorttitiedot sekä muut mahdolliset tiedot, jotka asiakas on luovuttanut yritykselle.

Yleensä yritykset, jotka myyvät palveluitaan vain yrityksille, pitävät kirjaa myös yrityksen yhteyshenkilöiden tiedoista, jolloin tiedot ovat arkaluontoisempia. Asiakasrekistereitä voi olla erilaisia, kuten kanta-asiakasrekisteri ja markkinointirekisteri. Rekistereitä voi pitää myös muista kuin asiakkaista, yleisimpiä ovat työntekijärekisteri tai tuoterekisteri.

Lähes jokaisella yrityksellä on vähintään jonkinlainen asiakasrekisteri esimerkiksi laskutusohjelmassaan. Asiakasrekisteristä saadaan tiedot laskujen lähettämistä varten asiakkaille tai yhteydenottotarkoituksiin. Tietoja pystytään myös hyödyntämään myynnissä ja markkinoinnissa, jos siihen on lupa.

Miksi asiakasrekisterin laatiminen ja ylläpito kannattaa? 

Tietosuojalaki edellyttää asiakastietojen huolellista säilyttämistä, ja asiakasrekisterin ylläpito onkin osa yrityksen tietosuojasuunnitelmaa. Yrityksen asiakkaita suojellaan tietosuoja-asetuksella, eli GDPR:llä, joka tulee sanoista General Data Protection Regulation. GDPR korvasi henkilötietolain, ja sen tarkoitus on turvata asiakkaiden kyky hallita omia henkilötietoja sekä niiden käyttöä. 

Yrityksen asiakasrekisteri ei ole julkista tietoa vaan tiedot tulee suojata yrityksen ulkopuolisilta henkilöiltä. Rekisteri voi siis olla paperilla muistivihossa, yrityksen tietokoneella tai pilvipalvelussa – pääasia on, että siihen pääsee käsiksi vain yrityksen henkilötietoja käsittelevät henkilöt.

Toinen tärkeä asia asiakasrekisterin ylläpidossa on muistaa, että siihen saa kerätä vain tietoja, jotka ovat palvelun tuottamisen kannalta olennaisia ja asiakkaalta vapaaehtoisesti saatu. Arkaluonteisten tietojen keräämistä on rajoitettu – näiksi tiedoiksi lasketaan asiakkaan etnisyys, uskonnollinen vakaumus, poliittiset asiat, terveydentila ja seksuaalinen suuntautuminen.

Rekisteri on hyvä pitää ajan tasalla, sillä vain silloin siitä on hyötyä. Asiakasrekisteri kannattaa päivittää siis heti, kun asiakas ilmoittaa muuttuneista tiedoistaan. Asiakassuhteen päättyessä on tiedot poistettava rekisteristä, toki vasta silloin kun asiakkaaseen ei enää tarvitse pitää yhteyttä, esimerkiksi laskutukseen liittyvissä asioissa. Asiakkaalla on myös oikeus saada pyynnöstä hänestä talletetut tiedot 30 päivän sisällä.

Tietojen keruusta tehdään tietosuojaseloste, joka tulee olla kaikkien saatavilla – usein se löytyykin yrityksen nettisivuilta. Siinä kerrotaan, mitä tietoja asiakkaista kerätään, mihin tarkoitukseen niitä käytetään ja miten tiedot on suojattu.

Asiakasrekisterin perustaminen onnistuu näppärästi valmiilla pohjalla

Tarjoamassamme Excel-pohjassa on valmiina kohdat asiakkaiden tärkeimmille yhteystiedoille, kuten:

• Asiakasnumero
• Asiakkuuden tyyppi (yksityinen, yritys)
• Nimi
• Y-tunnus
• Alv-tunnus
• Verkkolaskutusosoite
• Yhteyshenkilön yhteystiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti)

Pohja sisältää myös myyntivälilehden, johon on helppo merkitä yhteenlaskettu myynti per asiakas. Välilehti auttaa seuraamaan, kuinka paljon myyntiä kukin asiakas on tuonut kokonaisuudessaan. Taulukkoon voi myös lisätä muita tärkeitä tietoja asiakkuuksista oman yritystoiminnan mukaan – näitä voi olla esimerkiksi määräaikaisten asiakkuuksien kesto, päivämäärä, jolloin lasku lähetetään (laskutuskausi), sekä maksuaika.

Vinkki: lataa valmis asiakasrekisteri laskutusohjelmaan

Nopeuta laskutustasi lataamalla asiakastiedot Zervantiin! Näin voit valita laskua luodessa asiakastiedot suoraan laskulle, etkä joudu syöttämään tietoja erikseen.

Lue lisää