Millainen on hyvä kirjanpitäjä pienyritykselle?

Millainen kirjanpitäjä sopii pienelle yritykselle? Mistä kirjanpitäjän hinta muodostuu? Näillä neuvoilla löydät yrityksellesi sopivan kirjanpitäjän tai tilitoimiston.

Laki määrää, että yrityksen on pidettävä kirjaa tuloistaan ja menoistaan. Yrityksen kirjanpidossa seurataan, mistä rahaa tulee sisään ja mihin sitä kuluu sekä kuinka paljon yrityksen on maksettava veroja.

Yrittäjänä voit valita, teetkö kirjanpidon itse vai ostatko palveluita kirjanpitäjältä tai tilitoimistosta. Tässä artikkelissa kerromme, mitä kaikkea kirjanpitäjä ja tilitoimisto tekevät, mistä kirjanpidon hinta muodostuu ja kuinka onnistut hyvän kirjanpitäjän valitsemisessa.

Mitä kirjanpitäjä tekee?

Kirjanpidon voi tehdä yksin tai ulkoistaa sen osittain tai kokonaan kirjanpitäjälle, joka on joko itsenäinen yrittäjä tai työskentelee isommassa tilitoimistossa. Suomessa on yli 4 000 tilitoimistoa.

Kirjanpitäjä on yleensä tradenomin tai merkonomin koulutuksen saanut taloushallinnon ammattilainen, joka auttaa yrittäjää kirjanpidossa ja tilinpäätöksen tekemisessä sekä erilaisissa yrityksen talouteen liittyvissä asioissa. Alalle ei ole pakollista koulutusta, mutta monet kirjanpitäjät suorittavat taloushallintoalan asiantuntijan KLT-tutkinnon.

Kirjanpitäjä seuraa ja analysoi yrityksen taloutta sekä laatii raportteja ja tilinpäätöksiä. Kirjanpitäjä voi hoitaa myös yrityksen palkanlaskennan, joskin isommissa tilitoimistoissa kirjanpitäjät ja palkanlaskijat erikoistuvat omiin osa-alueisiinsa.

Kirjanpitäjä voi tehdä myös monia muita talouteen liittyviä tehtäviä. Hyvä kirjanpitäjä voi olla yrittäjälle arvokas neuvonantaja erilaisissa yrityksen ongelmatilanteissa tai kasvun paikoissa. Asiantunteva kirjanpitäjä neuvoo esimerkiksi rahoituksen hakemisessa tai yritysmuodon vaihtamisessa. Isommat tilitoimistot tarjoavat usein erilaisia yritystoiminnan kasvattamiseen ja kehittämiseen liittyviä palveluita tai lainopillista apua sopimusten tekemiseen ja yrityskauppoihin liittyen.

Kuinka paljon kirjanpitäjä maksaa?

Kirjanpitäjän hinta riippuu monesta asiasta: mitä kaikkea yrittäjä tekee itse, kuinka paljon tositteita, kuten kuitteja tai laskuja kuukauden aikana tulee, kuuluuko tilinpäätös tai talousneuvonta palveluihin, käytetäänkö kirjanpidossa ohjelmistoja ja niin edelleen.

Kirjanpidon hinnoittelu voi perustua tuntihinnoiteltuun työmäärään, tositteiden määrään tai kiinteään kuukausimaksuun – tai näiden yhdistelmään. Lisäksi hintaan vaikuttaa mahdollisesti myös se, millaista taloushallinnon ohjelmistoa työssä käytetään. Perinteisesti yrittäjä on lähettänyt kaikki tositteet kirjanpitäjälle, joka syöttää ne käsin kirjanpitoon, mutta nykyään monet tilitoimistot suosittelevat sähköisiä palveluita, joiden kautta voi hoitaa esimerkiksi laskutuksen tai kuittien syöttämisen digitaalisesti.

Pienyrittäjä ei välttämättä tarvitse monimutkaista ja kaiken kattavaa kirjanpitopalvelua tai ohjelmistoa, joissa on etenkin suuryritysten tarpeisiin tehtyjä toiminnallisuuksia. Tyypillinen tapa hoitaa pienyrityksen kirjanpito onkin, että hoidat itse myynti- ja ostolaskut haluamallasi tavalla, ja lähetät tositteet joko fyysisinä tai sähköisinä kopioina kirjanpitäjälle. Kirjanpitäjä laatii kuukausittaisen kirjanpidon, tekee veroilmoitukset ja hoitaa tilinpäätöksen.

Myös laskujen lähettäminen ja niiden maksamisen seuraaminen on mahdollista ulkoistaa kirjanpitäjälle, mutta halpaa se ei ole: miksi maksaa kirjanpitäjälle työstä, jonka voisit hoitaa itse nopeasti ja helposti sähköisellä ohjelmistolla? Zervantin laskutusohjelmasta voit ladata raportit kirjanpitäjällesi, mikä säästää sekä sinun että kirjanpitäjäsi aikaa ja vaivaa.

Kun kilpailutat kirjanpidon palveluita, kannattaa selvittää tarkkaan, mitä kaikkea hintaan oikeasti kuuluu. Halpa kirjanpitäjä kuulostaa ihanteelliselta, mutta on aina hyvä paneutua kunnolla tarjoukseen. Kuuluuko hintaan kuukausittaisten rutiinien lisäksi myös tilinpäätöksen tekeminen? Voitko kysyä kirjanpitäjältä neuvoa halutessasi, vai joudutko maksamaan erikseen aina kun tarvitset apua?

Pienyrittäjän kirjanpitäjän hinta vaihtelee noin 40 eurosta muutamaan sataan euroon kuukaudessa riippuen palvelun laajuudesta. Pienyrittäjänä kannattaa miettiä tarkkaan, kuinka paljon haluat käyttää aikaa ja rahaa kirjanpidon tekemiseen. Jos kirjanpitäjä maksaa vaikkapa 80 euroa kuukaudessa, kuinka paljon myyntiä sinun pitäisi tehdä tuon summan kattamiseksi? Tai toisin päin: jos tekisit kaiken itse, kuinka paljon aikaa siihen menisi ja kuinka paljon myyntiä voisit tehdä tuossa ajassa?

Millainen on hyvä kirjanpitäjä?

Tilitoimistoja ja kirjanpitäjiä on tarjolla valtavasti, aina pienistä paikallisista yhden hengen toimijoista suuriin taloushallintoyrityksiin, joilla on monta toimipistettä ympäri maata. Osa saattaa olla erikoistunut pienyrittäjien palvelemiseen, toiset taas keskittyvät suuryrityksien auttamiseen.

Parhaimmillaan kirjanpitäjästä tulee vuosiksi arvokas kumppani, joka tarjoaa paljon apua ja neuvoja yrityksen arjen pyörittämiseen ja kasvun tekemiseen. Hyvän kirjanpitäjän tunnistat ainakin näistä piirteistä:

• Hän ymmärtää tarpeitasi ja osaa tarjota sinulle sopivan ratkaisun niihin, eikä pakota sinua ostamaan palveluita, joita et tarvitse.
• Hän on kiinnostunut yrityksestäsi ja sen liiketoiminnasta.
• Hän on valmis auttamaan kaikissa yrityksen talouteen liittyvissä kysymyksissä ja ehdottaa ratkaisuja myös itse.

Näin valitset hyvän kirjanpitäjän yrityksellesi

Kun perustat yrityksen ja rekisteröit sen yritysrekisteriin, puhelin alkaa soida ja sähköposti täyttyä mainosviesteistä. Todennäköisesti kymmenet tilitoimistot lähestyvät sinua ja tarjoavat palveluitaan. Miten kaikkien tarjokkaiden joukosta tai netistä löytyneistä vaihtoehdoista voisi valita?

Näillä vinkeillä onnistut kirjanpitäjän tai tilitoimiston valinnassa:

1. Tunne tarpeesi

Tärkeintä on ymmärtää, millaista kirjanpitoa valitsemassasi yritysmuodossa vaaditaan ja miten se käytännössä tehdään. Sen jälkeen voit päättää, haluatko tehdä kirjanpidon osittain tai kokonaan itse. Kannattaa myös miettiä, kuinka paljon tositteita kuukaudessa kertyy ja miten haluat hoitaa laskutuksen.

Mieti yrityksen toimintaa nyt sekä muutaman vuoden päähän. Millaista yritystoiminta on nyt, ja millaista se tulee olemaan esimerkiksi viiden vuoden päästä? Aiotko vaihtaa yhtiömuotoa jossain vaiheessa? Aiotko kansainvälistyä tai laajentaa toimintaa? Nämä asiat on hyvä pitää mielessä sopivaa kirjanpitäjää etsiessä.

2. Kysy suosituksia ja referenssejä

Aina kannattaa kysyä suosituksia tutuilta yrittäjiltä tai esimerkiksi samalla alalla toimivien yritysten vetäjiltä. Sosiaalisen median yrittäjäryhmistä voi löytää hyviä vinkkejä, jos kaipaat kirjanpitäjältä esimerkiksi tietyn aihepiirin tuntemusta tai ymmärrystä etenkin pienyrittäjien auttamisesta.

Kannattaa pyytää referenssejä kirjanpitäjältä tai tilitoimistolta. Monella yrityksellä on verkossa asiakkaiden kokemuksia, kenties voit myös keskustella jonkun asiakasyrityksen edustajan kanssa heidän kokemuksistaan ennen päätöksen tekemistä?

3. Tutustu hinnoitteluun

Kannattaa kilpailuttaa useampi kirjanpitäjä. Hintojen vertaileminen suoraan voi olla vaikeaa, sillä hinnoittelumalleja on erilaisia: toisilla kuukausihintaan voi sisältyä kaikki, toisilla taas kuukausihinta on alempi, mutta esimerkiksi tilinpäätöksestä voi joutua maksamaan erikseen. Yksinkertaisinta on laskea kirjanpidon lopullinen vuosikustannus, silloin näet paremmin mistä kokonaishinta muodostuu.

Jos et ole tyytyväinen saamaasi tarjoukseen, voit kysyä voisitko saada paremmin omia tarpeitasi vastaavan ehdotuksen. Tarvitsetko monipuolista taloushallinnon ohjelmistoa, vai riittäisikö sinulle se, että lähetät kuvat kuiteista kirjanpitäjälle sähköpostilla ja myyntiraportit koottuna?

4. Tapaa kirjanpitäjä ennen päätöksen tekemistä

Jos pyydät tarjouksia tilitoimistoilta, varmista että saat henkilökohtaisen kirjanpitäjän. Näin voit olla varma, että saat asioida saman ihmisen kanssa. Näin kirjanpitäjä oppii tuntemaan sinut ja yrityksesi, mikä auttaa häntä palvelemaan sinua paremmin.

Kannattaa tavata kirjanpitäjä ennen lopullisen päätöksen tekemistä. On tärkeää, että kemianne kohtaavat: parhaimmillaan kirjanpitäjä on yrityksesi tukena ja apuna vuosia, jopa vuosikymmeniä eteenpäin.