Verkkolaskutus ja pienet yritykset – 500 000 laskun tutkimus

EU on julkaisemassa sähköisen laskutuksen standardin, jonka myötä verkkolaskujen toivotaan nousevan vallitsevaksi laskutusmuodoksi Euroopassa vuoteen 2020 mennessä. Koska 99 % kaikista Euroopan yrityksistä on pieniä yrityksiä, muutokset vaikuttavat eniten juuri pk-yritysten laskutustapoihin.

Pienyritysten verkkolaskutuksesta on kuitenkin kirjoitettu vain vähän. Tutkimukset keskittyvät yleensä suurempiin yrityksiin, ja varsinkin alle 10 hengen yritykset ja yksityisyrittäjät on jätetty hyvin vähäiselle huomiolle.

Tästä herääkin kaksi tärkeää kysymystä:

• Käyttävätkö pienyritykset verkkolaskutusta?
• Auttavatko verkkolaskut pienyrityksiä saamaan maksut tililleen nopeammin?

Zervant on laskutusohjelma, jota voivat käyttää kaikki Euroopan pienyritykset, joten verkkolaskutuksen yleisyys luonnollisesti kiinnostaa meitä suuresti. Niinpä päätimme analysoida omaa dataamme ja pyrkiä vastaamaan näihin kysymyksiin.

Tutkimusmenetelmä

Aloitimme keräämällä tiedot Zervantin suomalaisten käyttäjien lähettämistä laskuista vuodesta 2015 lähtien. Tutkimus kohdistui Suomeen, koska Suomi on pitkään ollut globaali johtaja sähköisen laskutuksen käytössä, ja verkkolaskuteknologia on Suomessa laajalti käytössä. Niinpä tilastollisesti merkittävä datamäärä tutkimuksen pohjalle oli huomattavasti helpompi kerätä.

Analysoimme kaikkiaan 500 000 laskun tiedot. Kaikki laskut olivat yksityisyrittäjien tai pienyritysten omistajien lähettämiä. Pyrimme vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:

• Kuinka suuri osuus laskuista lähetetään verkkolaskuina?
• Maksetaanko verkkolaskut nopeammin kuin muilla tavoilla lähetetyt laskut?
• Vaikuttaako laskun loppusumma siihen, kuinka todennäköisesti se lähetään verkkolaskuna?

Tärkeimmät käsitteet

Tässä osiossa selvennämme pikaisesti tärkeimmät verkkolaskuihin liittyvät käsitteet. Mikäli verkkolaskujen maailma on tuttu, voit hypätä tämän osion yli suoraan tuloksiin.

Mitä on verkkolaskutus?

Verkkolasku ei ole sama asia kuin sähköpostilasku tai sähköpostilla lähetetty pdf-lasku. Verkkolasku tarkoittaa yksinkertaistettuna laskutustapaa, joka ei vaadi ihmisen käsittelyä. Laskun tiedot kulkevat automaattisesti myyjältä ostajalle, tietokoneelta tietokoneelle, määrätyssä muodossa (esim. EDI tai XML).

Sähköpostin ja pdf:n tapauksessa ihmisen on käsiteltävä laskua, kun taas verkkolasku on kulkee automaattisesti asiakkaan laskutusohjelmaan, josta sen voi maksaa suoraan.

Miten verkkolaskutus auttaa pienyrityksiä?

Teknologian tarkoitus on helpottaa elämäämme ja verkkolaskutus toteuttaa tätä tarkoitusta. Verkkolaskua kohden aikaa ja rahaa säästyy jopa 4,5 min ja 6,50 € lähettäjältä, ja jopa 25 € vastaanottajalta. Pienyrittäjille suurin hyöty tulee kuitenkin petosten estämisestä.

1 900 € vuodessa kuluu laskutuspetoksiin, ja euromäärän on ennakoitu vain kasvavan lähivuosina. Petoksia voidaan toteuttaa usein eri tavoin. Tyypillisiä esimerkkejä ovat sähköpostin liitteenä lähetyt virukset, tuplalaskut ja tuntemattomien toimittajien tekaisemat laskut. Verkkolaskut ennaltaehkäisevät näitä ongelmia, sillä vain ennakkoon hyväksytyt toimittajat voivat lähettää asiakkaille laskuja ja kaikki laskut on hyväksyttävä ennen maksua.

Tutkimuksen tulokset

Päätimme jakaa laskut kahteen ryhmään: B2B- (yritykseltä yritykselle) ja B2C-laskuihin (yritykseltä kuluttajalle), koska sähköinen laskutus on Suomessa jo laajalti levinnyt B2C-markkinoilla. Esimerkiksi sähkö-, puhelin- ja muut vastaavat säännölliset laskut halutaan yleensä vastaanottaa e-laskuina.

Meitä kiinnosti enemmän tutkia B2B-segmenttiä. 500 000 tutkitusta laskusta noin puolet olivat B2B-laskuja, eli alla oleva analyysi rajautuu noin 250 000 laskuun.

Aloitimme tarkastelemalla verkkolaskujen osuutta kaikista lähetetyistä laskuista kuukausittaisena keskiarvona tammikuulta 2015 maaliskuuhun 2017.

Pystyakseli kuvaa verkkolaskujen prosenttiosuutta ja vaaka-akselilla näkyvät yksittäiset kuukaudet. Kuten kuvasta näkyy, verkkolaskujen osuus kaikista lähetyistä laskuista säilyi melko vakaana keskiarvon ollessa 23 % (musta katkoviiva). Toisin sanoen lähes joka neljäs lasku lähetettiin verkkolaskuna.

Yksi pienten yritysten suurimmista haasteista on maksun saaminen ajoissa. Myöhästyneet maksut hankaloittavat kassavirran hallintaa ja pahimmassa tapauksessa ajavat yrityksen maksuvaikeuksiin. Laskutukseen liittyvien aika- ja rahasäästöjen sijaan halusimmekin tietää, auttavatko verkkolaskut yrittäjiä saamaan rahansa nopeammin.

Selvittääksemme asian ryhmittelimme B2B-laskut kuukausittain ja katsoimme dataa vuoden 2016 alusta maaliskuuhun 2017. Jaoimme laskut kahteen ryhmään: verkkolaskuina lähetettyihin ja kaikilla muilla tavoin lähetettyihin (muihin) laskuihin.

Alla oleva kuva kertoo, kuinka monta prosenttia laskuista maksettiin ajallaan per ryhmä.

Verkkolaskuista jopa 74 % maksettiin ajallaan, kun muista laskuista noin 65 % maksettiin ajallaan, joten ero oli 9 prosenttiyksikköä!

Osana tutkimusta tarkastelimme myös laskujen loppusummia ja niiden suhdetta verkkolaskuihin. Kun pienyritys laskuttaa isomman summan, lähetetäänkö lasku todennäköisemmin sähköisesti?

Ryhmittelimme laskut vuoden 2016 alusta maaliskuuhun 2017 laskun loppusumman perusteella ja vertasimme verkkolaskujen osuutta per ryhmä. Ryhmiä tehtiin tuhannen euron välein (0–1 000 €, 1 001–2 000 € jne.) kymmeneen tuhanteen euroon asti.

Yllä olevan kuvan tulkintaa hankaloittaa se, että diagrammi ei erottele laskujen määriä per ryhmä. Se ei siis kerro, kuinka suuri osa analysoiduista laskuista kuuluu kuhunkin ryhmään. Koska analysoimme pienyritysten ja yksityisyrittäjien dataa, on loogista olettaa, että laskujen määrät painottuvat pienimpien loppusummien ryhmiin.

Itse asiassa 70 % laskuista oli loppusummaltaan alle 1 000 €, ja niistä 15 % lähetettiin verkkolaskuina. Kun poistetaan tämä ryhmä vertailusta, saadaan alla oleva kuvaaja.

Jokainen pylväs kuvaa yhtä yli 1 000 €:n ryhmää. Sinivihreä pylväs kertoo verkkolaskujen määrän per ryhmä ja musta pylväs kertoo muiden laskujen määrän. Punainen viiva kuvaa verkkolaskujen prosenttiosuutta kaikista lähetetyistä laskuista.

Laskumäärät huomioiden on selvää, että verkkolaskuina lähetettyjen laskujen osuus kasvaa, kun laskun loppusumma kasvaa. Koska kyseessä ovat pienyritysten laskut, laskujen määrä on tietysti suurempi pienemmissä loppusummaryhmissä.

Toisin sanoen, mitä suurempi laskun loppusumma on, sitä todennäköisemmin lasku lähetetään verkkolaskuna. Voidaankin olettaa, että pienyrittäjien mielestä verkkolaskut ovat turvallinen ja luotettava keino saada lasku maksetuksi.

Yhteenveto

Yksi tutkimuksen keskeisistä tuloksista oli, että verkkolaskut maksetaan useammin ajallaan. Muista laskuista noin 65 % maksettiin ajallaan, kun taas verkkolaskuista jopa 74 % maksettiin ajallaan. Yhtenä johtopäätelmänä voisi siis ajatella, että pienyrittäjien kannattaisi lähettää enemmän verkkolaskuja halutessaan rahansa tilille ajoissa.

Pienyritykset voivat ajoittain olla hitaita reagoimaan teknologian kehittymiseen. Verkkolaskutus ei muodosta poikkeusta säännöstä. Tutkimuksemme kuitenkin osoittaa, että verkkolaskutusta käytetään jo melko paljon pienyrittäjien segmentissä (lähes joka neljäs kaikista B2B-laskuista lähetetään verkkolaskuna).

Tutkimus keskittyi ainoastaan Suomeen, joka on globaalisti yksi edelläkävijöistä verkkolaskujen saralla. Tutkimus osoittaa, että teknologiasta on hyötyä mikroyrityksille. Mikäli verkkolaskun lähettäminen on helppoa ja kustannustehokasta, yritykset mielellään hyödyntävät tätä laskutustapaa.