5 yleisintä kysymystä verkkolaskutuksesta

Monet asiakkaasi ovat varmaan pyytäneet sinulta laskut verkkolaskuina, mutta miksi? Miten verkkolaskutus toimii yritykseltä yritykselle? Alta löytyy vastaukset asiakkaidemme yleisimpiin kysymyksiin verkkolaskutuksesta!

1. Miksi asiakkaani haluavat laskut verkkolaskuina?

Tähän on monia syitä, mutta suurin niistä on yleensä verkkolaskujen helpompi käsittely. Verkkolaskutuksen avulla kaikki laskut ovat asiakkaallasi samassa paikassa, jolloin niiden käsittelyyn kuluu vähemmän aikaa. Lisäksi asiakkaasi on helpompi ylläpitää kokonaiskuvaa maksamattomista laskuista. Tämä auttaa myös sinua: saat rahasi nopeammin, kun asiakkaasi voi maksaa laskut napin painalluksella.

On myös hyvä muistaa, että Euroopan unioni on antanut direktiivin verkkolaskutuksesta julkisella sektorilla. Tiesitkö, että Suomen valtio vastaanottaa jo nyt 92% laskuistaan verkkolaskuina? 1.4.2020 alkaen valtio vastaanottaa vain verkkolaskuja, ja niiden pitää täyttää eurooppalaisen standardin ja julkishallinnon ohjeen vaatimukset. Lisäksi tuo huhtikuun uusi verkkolaskulaki mahdollistaa yritysten verkkolaskupyynnöt.

2. Mitä eroa on kuluttajille ja yrityksille lähetetyillä verkkolaskulla?

Näiden on helppo ajatella toimivan samalla tavalla. Ero on kuitenkin siinä, mihin laskut lopulta päätyvät:

• Kuluttajan saama verkkolasku löytyy hänen verkkopankistaan.
• Yrityksen saama verkkolasku tulee aina yrityksen käyttämään ostolaskujen käsittelyjärjestelmään.

3. Miten verkkolaskutus toimii?

Verkkolaskutuksessa on neljä vaihetta:

1. Luot laskun normaalisti Zervantilla.
2. Klikkaat lähetä, jolloin lasku kulkee operaattorikumppanillemme Baswarelle. Basware muuntaa laskun koneluettavaan muotoon. Sinun ei tarvitse Zervantia käyttäessäsi huolehtia eri tiedostomuodoista. Asiakkaasi vastaanottaa verkkolaskun haluamassaan muodossa.
3. Operaattorimme lähettää laskun asiakkaasi verkkolaskuoperaattorille, joka tarkistaa sen ja lopulta välittää sen asiakkaasi laskujen käsittelyjärjestelmään.
4. Asiakkaasi saa verkkolaskun!

Voit katsoa verkkolaskutuksen vaiheet myös lyhyeltä videoltamme!

4. Mikä on verkkolaskuosoite?

Samoin kuin postin tai sähköpostin lähetyksessä, tarvitset verkkolaskutukseen osoitteen, jotta lasku menee oikeaan paikkaan.

On helppo ajatella, että verkkolaskuosoite ja OVT-tunnus on sama asia. Tämä johtuu siitä, että Suomessa OVT-tunnus on eniten käytössä yritysten välisessä verkkolaskutuksessa. OVT-tunnus on kuitenkin vain yksi verkkolaskuosoitteen muoto. Muoto riippuu asiakkaasi käyttämästä operaattorista ja laskutusjärjestelmästä. Muita muotoja ovat esimerkiksi IBAN ja alv-tunnus.

Saat verkkolaskuosoitteen asiakkaaltasi, mutta löydät sen myös Tieken ylläpitämästä verkkolaskuosoiterekisteristä. Huomaa, että verkkolaskuosoite ei ole sama kuin operaattoritunnus, joka näkyy tuolla rekisterissä. Operaattoritunnus viittaa asiakkaasi käyttämään operaattoriin ja vain sitä käyttämällä verkkolasku ei mene perille asti. Lisäksi kannattaa huomata, että pankit suosivat nykyään IBAN:ia verkkolaskuosoitteena OVT:n sijaan.

5. Miksi verkkolaskun toimitus voi epäonnistua?

Toimitus voi epäonnistua monista syistä, mutta usein tämä johtuu siitä, että jokin tieto on väärin laskulla. Muista, että verkkolaskut lähetetään asiakkaasi laskutusjärjestelmään koneluettavassa muodossa – jos operaattori ei saa luettua laskua, lasku ei mene perille. Useimmiten virhe on verkkolaskuosoitteessa. Se voi olla kirjoitettu väärin tai sille on valittu väärä muoto Zervantissa.

Toinen vaihtoehto on se, että verkkolaskuoperaattoreiden väliltä puuttuu reititys. Reititys tarkoittaa sääntöjä, joiden mukaan on esimerkiksi päätetty, missä muodossa verkkolasku voidaan lähettää ohjelmien ja/tai operaattoreiden välillä. Verkkolaskukumppanimme Basware luo uusia reitityksiä jatkuvasti lisätäkseen Zervantin tukemia verkkolaskuoperaattoreita.