XRechnung – Was ist das und wie erstelle ich ein XRechnungsformat?

Seit 27. November 2020 müssen alle Rechnungen an die öffentliche Hand als XRechnung erstellt und versandt werden. Auch Unternehmen haben umgestellt. Aber wir werden viel gefragt, was der Unterschied zwischen E-Rechnung und XRechnung ist? Was ist mit ZUGFeRD? Wie können kleine Unternehmen überhaupt eine XRechnung erstellen?

Als Unternehmer muss man immer offen sein, neue Dinge auszuprobieren und zu lernen. Aber wenn man neben seinem Fachgebiet, sich plötzlich auch noch mit den Details zu Rechnungsverarbeitungsprogrammen auskennen soll, kann man sich schon manchmal die Haare raufen. Wir wollen hier noch einmal die Schlagworte in Kürze erklären und einfache Lösungen für dich aufzeigen. 

Was ist eine XRechnung?

XRechnung bezeichnet das zugrundeliegende neue technische Format für viele E-Rechnungen. Im Jahr 2017 hat die EU die Norm EN 16931-1 erlassen, die verbindliche Parameter für die XRechnung vorschreibt. 

Dieses neue Format soll in Zukunft in der EU allen Marktteilnehmern erlauben, elektronische Rechnungen korrekt zu erstellen und zu übetragen. 

Der Begriff XRechnung steht kurz für „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“, man spricht auch von einer „codierten Rechnung“. Vereinfacht gesagt, es ist kein PDF und auch keine andere Textanwendung, sondern die Daten werden strukturiert, so dass sie maschinenlesbar sind. 

Wie funktioniert die XRechnung?

Der Gedanke war, einen IT-gestützten Prozess für die Versendung, Prüfung und Verarbeitung von Rechnungsdaten zu schaffen, der technologieneutral von allen genutzt werden kann. Auf diese Weise können alle Daten unmittelbar und damit korrekt und sicher übertagen werden. 

Wie kann ich XRechnungen erstellen?

Die XRechnung ist also keine Rechnung per Email oder ein PDF Scan. Dieses Rechnungsformat überträgt alle Daten als strukturierten Datensatz an die Empfänger. Aber auch ohne größere IT-Kenntnisse gibt es Hilfe. Wenn man sich nicht selbst in die Technik vertiefen kann oder möchte, ist es am besten, professionelle Programme dafür zu nutzen. Zervant bietet im Rahmen des kostenlosen Plans die Erstellung und den Versand von XRechnungen an.

Benötige ich eine spezielle
XRechnung Software?

Nein, mit Zervant kannst du einfach an deinem Computer auf gewohnte Weise die Rechnung erstellen. Zervant wandelt deine Angaben dann so um, dass sie als XRechnung auf den Weg geschickt werden. 

Wie sieht eine XRechnung aus? Beispiel und Vorlage

Die XRechnung wird kodiert, wir haben ein XRechnung Beispiel hinzugefügt, sodass man eine Vorstellung bekommt wie die XRechnung aussieht. Jedoch gibt es deshalb hier dafür keine Vorlage in Word oder Excel.  Aber die Koordinierungsstelle für IT-Standards der Stadt Bremen hat umfangreiche Dokumentationen, Vorlagen und Listen zum Thema XRechnung erstellt. 

Dabei geht es auch um die Komponenten, die über die Rechnungsdaten hinausgehen: 

• Spezifikation XRechnung
• Technische Mittel zur Validierung der ergänzenden nationalen Geschäftsregeln
• Referenznachrichten
• Und mehr zu Codelisten
• Referenzimplementierung zur Prüfung auf Konformität

Die meisten Unternehmer werden sich wahrscheinlich nicht in dieser Tiefe einarbeiten wollen. Im Folgenden siehst du wie eine XRechnung im als XML-Datei aussieht.

XRechnung Beispiel  

 

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Auch ZUGFeRD ist eine E-Rechnung, aber ursprünglich keine XRechnung. 

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung. ZUGfeRD wird schon lange von vielen Unternehmen und Stellen genutzt. Damit wurde die Akzeptanz der Marktteilnehmer für elektronische Rechnungen gestärkt. 

Der alte ZUGfeRD Standard 1.0 ist nicht kompatibel mit den Anforderungen der XRechnung. Der neue Standard 2.0 sollte den neuen Anforderungen entsprechen. Hier wird eine ZUGFeRD Rechnung erstellt, die aus einem PDF besteht, in dem die strukturierten Daten hinterlegt sind. Das Rechnungswesen-Portal oder auch fuer-gruender haben mehr Details dazu. 

Was bedeutet die XRechnung für kleine Betriebe?

Wie mit vielen Initiativen zur Digitalisierung braucht es etwas Zeit und Geduld, alles umzusetzen. Aber dann spart man doch viel Zeit und Geld, wenn man Routineaufgaben automatisiert und digitalisiert. 

Bei Rechnungen muss man nicht nur den Aufwand für Papier und Drucken berechnen, sondern auch die Arbeitszeit. Dies alles wird durch XRechnung erheblich vereinfacht. Nicht nur für dich. Auch deine Kunden können die Daten in ihrer Buchhaltung direkt weiterverwenden. Es sind keine manuellen Manipulationen notwendig, um Daten einzupflegen. Damit werden auch mögliche Fehlerquellen verringert. 

Wer verlangt E-Rechnungen und XRechnungen?

Die E-Rechnungsverordnung hat den 27.11.2020 als Frist für den öffentlichen Haushalt festgelegt. Aber auch viele private Unternehmen haben sich darauf umgestellt. Über die E-Rechnungsverordnung haben wir schon ausführlich berichtet. 

Welche Angaben brauche ich für eine X-Rechnung?

Wenn du ein Rechnungsprogramm verwendest, dann brauchst du für die XRechnung alle Teile, die auch sonst in eine Rechnung müssen. Natürlich brauchst du eine eMail, weil die Rechnung ja nicht mehr per Post zugestellt wird. 

• Daten zum Lieferanten (Hersteller)
• Eindeutige Daten zum Rechnungsempfänger (mit Leitweg ID)
• Rechnungssumme
• Ausweisung der Umsatzsteuer
• Lieferantennummer
• Zahlungsbedingungen
• Email
• Bankverbindung

Diese gibst du dann in die Oberfläche ein, die du etwa bei Zervant findest. Dort werden dann deine Angaben in den richtigen Code gebracht. 

Was ist die Leitweg-ID in der XRechnung?

Die Leitweg-ID ermöglicht eine korrekte Weiterleitung der Rechnung durch die elektronische Adressierung. Dies geschieht durch die Zentrale Rechnungseingangsplattformen des Bundes. 

Alles genau dazu gibt es bei der Infoseite des Bundes zur E-Rechnung. 

Wie geht die elektronische Adressierung per Käuferreferenz?

Die „Käuferreferenz“ der XRechnung ist die Leitweg-ID. Bei allen Rechnungen an Stellen des Bundes ist es unbedingt erforderlich die im Auftrag angegebene Leitweg-ID zu verwenden. 

Wie kann ich mit Zervant kostenlos XRechnungen erstellen und versenden?

Mit Zervant kannst du XRechnungen kostenlos erstellen und verschicken. Wir wollen, dass auch kleine Unternehmen keinerlei Schwierigkeiten damit haben, an alle potentiellen Geschäftspartner Rechnungen zu erstellen und damit für alle Aufträge in Frage kommen. 

Damit du bei deinen Kunden mit deinen Angeboten und Rechnungen immer professionell auftreten kannst!