Umsatzsteuervoranmeldung einfach erklärt: die wichtigsten Fakten und Fristen

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss in der Regel monatlich entrichtet werden. Was ist eigentlich die Umsatzsteuer? Welcher Satz gilt für deine Leistungen? Für Unternehmer, Gründer, Kleinunternehmer und Selbstständige gibt es unterschiedliche Regeln und Fristen: welche Fristen musst du beachten und wie kannst du die verlängern? Wir erklären dir die wichtigsten Fakten und bei welchen Stellen du Antworten auf weitere Fragen findest. 

Sobald du den Aufbau deines Unternehmens startest, musst du dir über die Umsatzsteuer Gedanken machen. Natürlich weißt du, dass die Umsatzsteuer auf alles erhoben wird, was du verkaufst: egal ob Dienstleistung oder Produkt, günstig oder teuer. Schon bei der Preisfindung musst du berücksichtigen, dass es für deinen Kunden noch einmal um die Steuer teurer wird. Und anders als die Jahressteuer musst du über die Umsatzsteuer viel häufiger berichten und sie auch gleich abführen. Da lohnt es sich, einen guten Überblick zu haben.  

Wie funktioniert die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer wird auf alle Produkte und Leistungen erhoben, die du verkaufst. Du musst sie in jeder Rechnung klar benennen. Die Umsatzsteuer geht an den Staat, aber du als Unternehmer sammelst die Umsatzsteuer ein und leitest sie zeitnah weiter. Der Staat will regelmäßig wissen, wieviel Umsatzsteuer ihm zusteht. Die Fristen dazu darfst du nicht verpassen. 

Welcher Satz gilt für die Umsatzsteuer?

In Deutschland beträgt der Umsatzsteuersatz meist 19% und nur in Ausnahmen 7%. Welche Ausnahmen einen reduzierten Umsatzsteuersatz zu leisten haben, definiert dieser Paragraf des Umsatzsteuergesetz (UStG ). Österreich wird weiter unten getrennt erwähnt.
In jeder Rechnung, die du erstellst, musst du die Umsatzsteuer getrennt ausweisen.
Die gesetzlichen Standards zur betrieblichen Rechnungsstellung kannst du allerdings mit automatisierter Rechnungsstellung leicht erfüllen. 

Wie immer in Steuerfragen lohnt es sich, sich genau über seinen eigenen Status zu informieren. Als Selbstständige und Freiberufler solltest du prüfen, unter welche Regeln deine einzelnen Leistungen und Produkte fallen. 

Welche Fristen gelten für die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuer (USt) wird gewöhnlich monatlich gemeldet.
Ein Unternehmer muss die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt voranmelden. Also alle Rechnungen vom Mai müssen als Umsatzsteuervoranmeldung (UStVa) bis zum 10. Juni eingetragen werden. 

Nutze Vorteile:  

• Am einfachsten ist dies online über das Steuerportal ELSTER zu erledigen. Es gibt aber auch ein Umsatzsteuervoranmeldung Formular, welches man ausdrucken und ausfüllen kann. 
• Es greifen Ausnahmen über Wochenenden und Feiertage, die du in Steuerkalendern nachschlagen kannst. Hierbei muss man natürlich genau darauf achten, dass man auch den Kalender für seine Region konsultiert (spezifische Feiertage!). Der 10. ist gleichzeitig auch der Zahltag, jedoch gibt es eine Schonfrist von drei Tagen für den Eingang von Überweisungen beim Finanzamt. Es empfiehlt sich, eine dauerhafte Verlängerung der Meldefrist zu beantragen, um seine Buchhaltung zu entzerren und Strafzahlungen zu vermeiden.
• Für Gründer gibt es ab 2021 gute Aussichten: “Aktuell müssen Gründer im Jahr der Gründung und im Folgejahr ihre Umsatzsteuervoranmeldungen monatlich statt vierteljährlich abgeben. Von 2021 bis 2026 wird diese Sonderregelung ausgesetzt mit der Folge, dass Gründer die Umsatzsteuervoranmeldungen in diesem Zeitraum grundsätzlich nur noch viermal pro Jahr abgeben müssen (statt wie bisher zwölfmal).” (Mai 2020, Bundesfinanzministerium)
• Außerdem lohnt es sich zu prüfen, ob du unter die Regelung für Kleinunternehmer fällst. 2020 wurde die Grenze angehoben. Mit bis zu 22.000 Euro Vorjahresumsatz bist du Kleinunternehmer und hast längere Fristen. Im Folgejahr kann dein Umsatz bis zu 50.000 Euro betragen. (Mai 2020, Bundesministerium für Wirtschaft und Energie)

Muss ich die ganze Umsatzsteuer abführen? Was bedeutet die Vorsteuer?

Du musst die Umsatzsteuer abführen, unabhängig davon, ob dein Kunde deine Rechnung schon beglichen hat. Allerdings kannst du die Vorsteuer gegenrechnen: das ist die Umsatzsteuer, die du selber für unternehmensbezogenen Einkäufe an anderer Stelle entrichtet hast.

Aus der Differenz zwischen der Vorsteuer und deiner Umsatzsteuer berechnet sich der Betrag, den es zu begleichen gilt oder der eventuell zurückerstattet wird. Also wenn Du zum Beispiel Arbeitsmaterialien gekauft hast, kannst du die in der Quittung ausgewiesene Umsatzsteuer „USt.“ (häufig als „MwSt.“ für Mehrwertsteuer bezeichnet) als Vorsteuer im Formular anmelden. 

Was muss ich beachten, wenn mein Unternehmen europaweit handelt?

Bei Rechnungsstellung ins europäische Ausland muss bisweilen der Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer (VAT) abführen. Um das ordentlich zu melden, musst du dir beim Finanzamt eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt ID-Nr.) beantragen, mit der man EU-weit Steuern ausweisen kann. (mehr dazu beim Bundeszentralamt für Steuern)

Was sind Fristen und Sätze für die Umsatzsteuervoranmeldung in Österreich?

In Österreich ist der Normalsatz für die Umsatzsteuer 20%. Es gibt Ausnahmen, in denen nur 10% oder 13% veranschlagt werden. Eine gute Übersicht zu allen Fragen der Steuer findest du im Unternehmensservice Portal der zuständigen Ministerien.

Auch in Österreich wird die Vorsteuer von der ausgewiesenen Umsatzsteuer abgezogen. Die Eingabe der Umsatzsteuererklärung erfolgt über FinanzOnline oder entsprechende Formulare. Bezahlt wird an das Finanzamt.

In Österreich gelten folgende Vorgaben: Wenn deine Umsätze im vorangegangenen Kalenderjahr 100.000 Euro überstiegen haben, bist du zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet. Übersteigt dein Vorjahresumsatz 35.000 Euro, aber nicht 100.000 Euro, musst du vierteljährlich einreichen. Stichtag ist der 15. des Folgemonats. 

Wie kann ich mir die Steuererklärung erleichtern?

Auch wenn man regelmäßig die Umsatzsteuer anmeldet, muss man natürlich einmal im Jahr die eigentliche Steuererklärung machen. Zu diesem Thema haben wir schon einige Artikel vorbereitet: 

1. Spar dir viel Arbeit und die verzweifelte Suche nach „dieser einen Rechnung, die da irgendwo sein muss“. Die richtige Erstellung und Verwaltung von Rechnungen kann gerade für kleinere Unternehmer einen riesigen Unterschied machen. 
2. Wir haben die fünf besten Tipps zusammengestellt, wie du dir auch die Steuererklärung leichter machen kannst. 
3. Als Gründer und Unternehmer musst du auf dem Laufenden bleiben und immer wieder Neues lernen. Viele Ausgaben dafür kannst du von der Steuer absetzen: nicht nur die Kosten für einen Kurs, denn: Wissen zahlt sich aus! 
4. Je mehr Überblick du über deine Ausgaben, deine Rechnungen und Zahlungseingänge hast, desto einfacher und schneller erklärst du deine Steuer!

Zervant macht es dir leicht mit der Rechnungsstellung, damit du dich ganz auf dein eigentliches Unternehmen konzentrieren kannst!