Reisekostenabrechnung Vorlage

Wenn Sie dienstlich unterwegs sind, kann es sein, dass Sie auf das Wort „Reisekostenabrechnung“ stoßen. Aber was soll das überhaupt sein?

Eine Dienstreise beziehungsweise Geschäftsreise liegt immer dann vor, wenn Sie als Unternehmer oder als Angestellter vorübergehend nicht an der regulären Arbeitsstätte oder in der Privatwohnung (Stichwort Home Office) tätig sind. Das Steuerrecht nennt so etwas eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Das gilt allerdings nur dann, wenn die Reise nicht innerhalb der eigenen Stadtgrenze stattfindet. 

Reisekostenabrechnung leicht gemacht

Die Reisekostenabrechnung ist dann eine Zusammenstellung all der Kosten, die dem Unternehmen durch die Geschäftsreise entstanden sind. Dazu zählen Fahrtkosten (verlinken) ebenso wie die Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der sogenannte Verpflegungsmehraufwand.

Eine Reisekostenabrechnung kann also jeder erstellen, der solche Geschäftsreisen unternimmt und zwar unabhängig davon, ob es der Geschäftsführer, der Inhaber oder der Angestellte ist. Eine gesetzliche Verpflichtung gibt es nicht. Demnach müssen aber Firmen auch keine Verpflegungs- oder Übernachtungspauschalen zahlen. Wenn das der Fall ist, haben Sie als Angestellter die Möglichkeit, die entstandenen Kosten über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten anzugeben.

Warum sollten Sie eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Es geht darum, dass Arbeitnehmer die Reisekosten lohnsteuerfrei angeben können und Unternehmer die Reisekosten steuerlich absetzen können. Dafür ist es aber nötig, dass Sie dem Finanzamt nachweisen, dass es sich tatsächlich um eine Geschäftsreise handelte. Diesen Beweis führen Sie über die angesprochene Reisekostenabrechnung. Darin stellen Sie systematisch alle Kosten auf. Dazugehörige Belege, die Sie sich für jeden Teil der Kosten ausstellen lassen sollten, müssen Sie unbedingt für den Fall einer Steuerprüfung aufbewahren und am besten sogar archivieren. Für den Unternehmer sind die Reisekosten steuermindernd.

Was können Sie alles angeben?

Fahrtkosten

Diese können Sie geltend machen, sobald Sie nicht mit einem Firmenwagen reisen und zwar sowohl die Hin- als auch die Rückreise. Das gilt für Privat- wie Mietwägen, Flugzeug, Taxi und Bahn. Wichtig ist, dass Sie genau dokumentieren, wie hoch die Kosten für den Part der Geschäftsreise wirklich waren. Während Sie bei den meisten Verkehrsmitteln ohne Probleme eine Quittung beziehungsweise einen Beleg über die Zahlung erhalten, müssen Sie bei Ihrem Privatwagen anders vorgehen. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Kilometerpauschale oder den fahrzeugindividuellen Kilometersatz einzusetzen. Auf jeden Fall wird beim Privatwagen das Fahrtenbuch zur Pflicht. Dieses sollten Sie jeweils aktuell pflegen. Niemand kann sich nach Wochen an jede einzelne Fahrt erinnern.

Übernachtungskosten

Diese berechnen sich aus Hotel- oder Appartmentpreisen. Achten Sie auch hier auf das Einreichen von genauen Belegen. Sie können sie in voller Höhe angeben. Während Angestellte auch eine Übernachtungspauschale angeben können, sind Unternehmer selbst verpflichtet, die „belegbaren Kosten“ einsetzen.

Verpflegungsmehraufwand

Bei diesem Posten geht der Gesetzgeber davon aus, dass Sie zu Hause auf jeden Fall günstiger essen als unterwegs. Wenn Sie Dienstreisen machen, können Sie bis zu 28 Euro täglich für Verpflegung angeben. Diesen Satz können Sie kürzen, nicht aber erhöhen. Das Schema setzt sich wie folgt zusammen:

Sind Sie mehr als 8 Stunden pro Tag auf Reisen, erhalten Sie 14 Euro am Tag.
Für die Tage der An- und Abreise erhalten Sie je 14 Euro. Dauert die Reise länger, können Sie die 28 Euro pro Tag für jeden kompletten 24 Stunden Tag einsetzen. Beinhaltet Ihre Übernachtung ein Frühstück, müssen Sie den Satz kürzen. Das gilt auch, wenn Sie vom Kunden zum Essen eingeladen werden.

Ziehen Sie für ein Frühstück 20% ab, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40%. Mahlzeiten, deren Preis Sie genau angeben können, können Sie auch genau so abziehen. Sie sind nicht verpflichtet, den Betrag um den angegebenen Prozentsatz zu kürzen. Unter Null kann die Pauschale allerdings nicht fallen. Sollten Sie also von einem Kunden zu einer teureren Mahlzeit als 28 Euro täglich eingeladen werden, müssen Sie nicht nachzahlen. Der Steuersatz beträgt hier 7%.

Reisenebenkosten

Auf Reisen gibt es jede Menge Posten, die nicht in die oben genannten Pauschalen fallen. Das fällt einem spätestens dann auf, wenn man eine Reisekostenabrechnung abgeben möchte. Zu den Reisenebenkosten gehören Telefonkosten, Trinkgelder, Eintritte für berufliche Veranstaltungen wie Messen oder Ausstellungen, Mautgebühren, Reisegepäckversicherung, Kosten für Schließfächer, Parkkosten, eventuell anfallende Schadensersatzforderungen für einen Verkehrsunfall und WLAN im Hotel. Bei diesen Kosten gelten wieder die 19%.

Was können Sie nicht angeben?

Natürlich sollten Sie vor dem Finanzamt nur notwendige Kosten absetzen. Nicht absetzbar sind beispielsweise Bußgelder, wie sie für Schwarzfahren, Blitzer oder Falschparker entstehen. Auch die Minibar im Hotel, PayTV oder Massagen sind nicht absetzbar. Wenn Sie mit Übergepäck reisen und dieses bezahlen müssen, ist das ebenfalls nicht absetzbar.

Wichtig ist bei allen Kosten, die Sie angeben möchten, die Belegpflicht. Falls Sie über einen Betrag keinen Beleg erhalten können – denken Sie etwa an Trinkgelder, die nicht auf Bewirtungsquittungen angegeben werden – können Sie sich einen Eigenbeleg erstellen. Sollten diese Eigenbelege nicht die Mehrzahl der eingereichten Belege darstellen, ist das auch überhaupt kein Problem. Bei Reisekostenabrechnungen gilt der Satz, den Sie aus der Buchhaltung kennen: Keine Buchung ohne Beleg. 

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