Rechnungsliste Vorlage in Excel

Um deine Selbstständigkeit zu organisieren und den Überblick zu behalten, gibt es verschiedene Systeme für diverse Unternehmensbereiche. Eine Option ist unter anderem die Rechnungsliste; doch was ist das überhaupt und wozu braucht man so etwas? In diesem Blogartikel findest du es heraus und sogar eine kostenlose Excel-Vorlage, die du beispielsweise bei DATEV hochladen kannst. 

Was ist eine Rechnungsliste? 

Eine Rechnungsliste ist ein Formular oder.häufig auch eine Excel-Tabelle, welches die Rechnungen eines bestimmten Zeitraums systematisch auflistet und sammelt.

In, von der Buchführung befreiten, Einzelunternehmen oder in Privathaushalten wird eine solche Liste meistens monatlich aufgestellt. Diese dient der Kontrolle über Geldtransfers und als Grundlage für die Steuererklärung. Rechnungslisten erleichtern somit auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.

Wieso Rechnungsliste erstellen?

Mit einer Rechnungsliste erleichterst du nicht nur deinem Steuerberater die Vorbereitung für die Steuererklärung und Buchhaltung, sondern behältst auch selbst ganz leicht den Überblick über offene Posten und welcher Kunde evtl. zu viel oder zu wenig bezahlt hat. 

Informationen in Rechnungsliste

Neben den Kundendaten benötigst du fortlaufende Rechnungsnummern, das Fälligkeitsdatum, der fällige und bezahlte Betrag und den Status der Rechnung (bezahlt, offen, teilweise beglichen etc.). Je nach angebotenen Produkten und Dienstleistungen kannst du auch noch Informationen über den jeweiligen Steuersatz anmerken, sofern das für deine Buchhaltung relevant ist. 

Tipps für eine gute Rechnungsliste

Wer mit einer Rechnungsliste arbeitet, sollte einige Punkte beachten, um das meiste herauszuholen. Denn ohne die passende Struktur hilft das auch beste System nicht. Wichtig sind unter anderem folgende Punkte:  

Allgemeine Struktur

Um den Überblick zu behalten, sollte eine Rechnungsliste neben verschickten Rechnungen auch Informationen beinhalten, wie etwa der offene Saldo, wann die Rechnung verschickt, wann sie beglichen oder wie viel bezahlt wurde.

Editierbarkeit

Es sollte leicht editierbar sein, sodass dein Steuerberater gegebenenfalls Änderungen vornehmen kann, um die Rechnungsliste SAP- oder DATEV-konform abzuändern. 

Integration mit der Finanzbuchhaltung

Die Rechnungsliste sollte nicht zur alleinigen Übersicht dienen, sondern auch integrierbar für die Finanzbuchhaltung sein, um somit die Arbeit zu erleichtern. 

Rechnungsliste in SAP 

Eine Rechnungsliste ermöglicht es in SAP, über bestimmte Zeitabstände oder an bestimmten Tagen eine Liste mit mehreren Dokumenten (Rechnungen, Gut- und Lastschriften) an einen Geschäftspartner abzusenden.Deshalb ist die kontinuierliche Pflege dieser Liste unerlässlich. 

Bei den Dokumenten bzw. Fakturen in der Rechnungsliste kann es sich um Einzel- oder Sammelbelege handeln.

In der SAP-Standardversion gibt es zwei Arten von Rechnungslisten:

• Rechnungen und Lastschriften (automatisch erfolgte Zahlungen)
• Gutschriften (Rückzahlungen an den Geschäftspartner)

Was ist SAP? 

Systeme, Anwendungen und Produkte – dafür steht das Kürzel SAP. Die datenverarbeitende Software sorgt für einen reibungslosen Informationsfluss in deinem Business und bietet Unternehmen neben der Pflege einer Rechnungsliste auch noch andere hilfreiche Features, wie etwa Personalmanagement, Lieferkettenmanagement oder Controlling. Selbst Großkonzerne wie Coca Cola oder Siemens greifen auf die Software zurück. 

Bitte beachte, dass die Nutzung von SAP nicht für jeden geeignet ist, oft nicht für Kleinunternehmen und es einer individuellen Beratung bedarf, um herauszufinden, ob es für dich die richtige Lösung ist. 

Anleitung für Rechnungsliste Excel-Vorlage

Nicht zwingend benötigst du eine aufwendige Software wie SAP – vor allem nicht, wenn du ganz am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst und viele Prozesse noch mit simpleren Lösungen durchführen kannst. In unserem Artikel „Einzelunternehmen gründen“ findest du außerdem weitere hilfreiche Tipps zur Existenzgründung. 

Mit unserer kostenlosen Excel-Vorlage für deine Rechnungsliste kannst du ganz einfach erfassen, welche Rechnungen noch offen sind und welche Kunden bereits bezahlt haben. 

Sobald du die Rechnungslistenvorlage geöffnet hast, kannst du deine Kundendaten eingeben, sowie den Startmonat anpassen. Die Rechnungsliste selbst listet dir alle darin erfassten Rechnungen auf, mit Datum, Kundenname, Beschreibung, fälligem Betrag und Fälligkeitsdatum, wann die Rechnung an den Kunden verschickt wurde, wann und wie viel bezahlt wurde und den offenen Saldo und Status. Der Status ändert sich automatisch entsprechend dem Saldo zu „Vollständig bezahlt“, „Teilweise bezahlt“, „Zu viel bezahlt“ oder „Unbezahlt“. 

In der Monatsübersicht siehst du dann, wie viele Rechnungen verschickt und beglichen wurden und welche noch offen oder teilweise offen sind. Die Jahresübersicht fasst alles für jeden einzelnen Monat im Geschäftsjahr zusammen und zeigt dir mithilfe von zwei Diagrammen genau an, wie hoch deine fälligen und bezahlten Beträge sind. Im letzten Excel-Blatt siehst du alle offenen Rechnungen und kannst so leichter Zahlungserinnerungen oder Mahnungen verschicken. 

Neben der Rechnungsliste gibt es außerdem unsere Projektplanvorlage und einen hilfreichen Artikel zum Thema Projektplan.