Rechnungen ins Ausland stellen

Bereit, dein Unternehmen auf internationale Märkte auszuweiten und über Nordrhein-Westfalen oder Bayern hinaus aktiv zu werden? Fantastisch! Doch bevor du loslegst, ist es wichtig, die Grundlagen der Rechnungsstellung ins Ausland zu verstehen. 

In diesem Artikel zeigen wir dir die Welt der grenzüberschreitenden Rechnungen. Von europäischen Gepflogenheiten bis zu Herausforderungen außerhalb der EU – wir geben dir wertvolle Tipps und Informationen, damit du sicher durch den internationalen Rechnungsdschungel navigierst. 

Rechnungsstellung innerhalb Europas

Innerhalb Europas gelten spezifische Regelungen für die Rechnungsstellung, insbesondere für den Handel zwischen den einzelnen EU-Mitgliedsstaaten. Bei der Rechnungsstellung innerhalb Europas musst du auf wichtige Aspekte wie die Mehrwertsteuer (MwSt.) und deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) achten. 

Wenn sowohl du als auch deine EU-Kund*innen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (auf Englisch auch VAT number) verfügen, ist es erforderlich, die Umsatzsteuer im Land des Leistungsortes zu entrichten. Bei grenzüberschreitenden Geschäften verlagert sich der Leistungsort auf den Standort des Warenempfängers.
Heißt also auf gut Deutsch: Dort, wo die Ware oder Dienstleistung benutzt wird, wird Umsatzsteuer bezahlt. Dies nennt man auch Grundsatz des Leistungsortes. 

Jeder EU-Mitgliedsstaat kann außerdem länderspezifische Rechnungsvorschriften haben, die du beachten musst. Es ist wichtig, sich mit den rechtlichen Anforderungen vertraut zu machen und sicherzustellen, dass die Rechnungen allen erforderlichen Informationen entsprechen, um einen reibungslosen Geschäftsverlauf innerhalb Europas zu gewährleisten. Die Einhaltung dieser Vorschriften ist entscheidend, um mögliche Komplikationen, Verzögerungen oder sogar Bußgelder zu vermeiden.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Es ist wichtig, dass folgende Angaben auf jeder Rechnung innerhalb der EU enthalten sind:

• Name und Adresse deines Unternehmens
• Persönliche Daten des Rechnungsempfängers 
• Beide Umsatzsteuer-IDs
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Das Rechnungsdatum
• Produktart oder Dienstleistung sowie Menge und Lieferdatum (Stückzahl, Nettobetrag)

Als Muster kannst du gerne unsere Proforma-Rechnungsvorlage verwenden.

Das musst du bei nicht-EU-Europäischen Ländern (z. B. Schweiz) beachten

Nicht-EU-Europäische Länder – wie zum Beispiel die Schweiz – erfordern bei der Rechnungsstellung besondere Aufmerksamkeit. Im Vergleich zur Rechnungsstellung innerhalb der EU gibt es Unterschiede, insbesondere im Hinblick auf die Mehrwertsteuer und die Zollabwicklung. 

Beispielsweise bei Geschäften mit der Schweiz muss die Mehrwertsteuer separat ausgewiesen werden, da die Schweiz kein EU-Mitglied ist und somit nicht dem gemeinsamen Mehrwertsteuersystem unterliegt. Mehr dazu kannst du in unserem Themenartikel Rechnungen in die Schweiz lesen. 

Rechnungsstellung außerhalb Europas – Let’s go international

Die Rechnungsstellung außerhalb Europas birgt weitere Herausforderungen und Unterschiede in rechtlichen und steuerlichen Aspekten. Jedes Land hat seine eigenen steuerlichen Anforderungen und Verpflichtungen, die du beachten musst. 

Es ist wichtig, dass du dich über die spezifischen Steuersysteme und -regelungen deines Ziellandes informierst, um sicherzustellen, dass die Rechnungen den entsprechenden Vorschriften entsprechen und Ärger zu vermeiden. 

Ein weiterer Aspekt bei der Rechnungsstellung außerhalb Europas sind die kulturellen und sprachlichen Unterschiede. In manchen Fällen kann es sein, dass du die Rechnungsinhalte an die jeweiligen kulturellen Gepflogenheiten anpassen und sprachliche Barrieren überwinden musst. 

Ein gutes Beispiel hierfür: Ein*e amerikanische*r Geschäftspartner*in kann recht wenig mit einer deutschsprachigen Rechnung anfangen. Hier hilft es, wenn du deine Rechnungsstellung in der Ziellandsprache durchführst und dir passende Vorlagen aus dem jeweiligen Land herunterlädst, um auch keine wichtige Information, die sich auf der Rechnung befinden muss, zu vergessen. 

Wenn ein Unternehmen aus einem Drittland, wie zum Beispiel den USA, Waren von dir aus Deutschland kauft, gilt: Deine Rechnungsstellung erfolgt ohne deutsche Umsatzsteuer. Das bedeutet, dass für Rechnungen, die außerhalb der EU an ausländische Unternehmen gestellt werden, keine Umsatzsteuer abgeführt werden muss.

Eine sorgfältige Kommunikation und möglicherweise auch die Hilfe von Übersetzungsdiensten können dir hierbei weiterhelfen, um Missverständnisse zu vermeiden und eine erfolgreiche Geschäftsabwicklung zu gewährleisten.

Achtung – Stolperfallen bei der Rechnungsstellung

Wenn du als Kleinunternehmer*in eine Rechnung ins Ausland stellst und Waren oder Dienstleistungen an Freiberufler*innen oder Privatpersonen verkaufst, gilt als Leistungsort der Standort des Verkäufers, kurz gesagt also dein Standort. Dies bedeutet, dass du genauso vorgehen musst wie bei einem Verkauf/einer Lieferung im Inland und die Mehrwertsteuer selbst bezahlst. Die Besteuerung der Ware oder Dienstleistung erfolgt mit dem Regelsteuersatz.

Es ist wichtig, dass korrekte und vollständige Angaben in deinen Rechnungen ins Ausland gemacht werden, da dies umsatzsteuerliche Konsequenzen für dich haben kann. Im schlimmsten Fall könntest du für die Umsatzsteuer verantwortlich gemacht werden, zum Beispiel wenn sich die USt-IdNr. des Kunden nachträglich als falsch herausstellt.

Auch das versehentliche Weglassen von Begriffen wie „Gutschrift“ kann den Vorsteuerabzug gefährden. Allerdings haben kleine begriffliche Unklarheiten keine Auswirkungen, solange die Auslandsrechnung alle erforderlichen Angaben enthält und keine Zweifel an der inhaltlichen Richtigkeit bestehen.

Dollar, Yen & Pfund – Besonderheiten bei unterschiedlichen Währungen

Besonderheiten bei unterschiedlichen Währungen spielen eine wichtige Rolle bei der Rechnungsstellung ins Ausland. Die Währungsumrechnung ist ein entscheidender Faktor, da sie deinen Rechnungsbetrag und die erhaltenen Zahlungen beeinflusst. 

Es ist wichtig, dass du die Wechselkurse genau verfolgst und bei der Festlegung der Preise und Zahlungsbedingungen flexibel bleibst. Zudem können Bankgebühren oder Provisionen für die Währungsumrechnung anfallen. Dies ist jedoch abhängig von deinem jeweiligen Anbieter. 

Außerdem solltest du als Unternehmer*in, wenn du häufig mit unterschiedlichen Währungen arbeitest, Währungsrisiken berücksichtigen und gegebenenfalls Absicherungsstrategien wie den Einsatz von Derivaten in Betracht ziehen, um mögliche Verluste durch Währungsschwankungen zu minimieren. 

Währungsrisiken und Absicherungsstrategien

Gut zu wissen: Währungsrisiken sind eine wichtige Überlegung bei der Rechnungsstellung ins Ausland. Fluktuationen in den Wechselkursen können zu finanziellen Unsicherheiten führen, insbesondere wenn Zahlungen in einer anderen Währung als deiner eigenen akzeptiert werden. 

Um dich gegen Währungsrisiken abzusichern, kannst du verschiedene Absicherungsstrategien in Betracht ziehen. Eine Möglichkeit wurde bereits erwähnt und besteht darin, Devisentermingeschäfte oder Optionen zu nutzen, um den Wechselkurs für zukünftige Zahlungen festzulegen. 

Dadurch kannst du deine Kosten und Erträge besser planen und Währungsschwankungen abfedern. Eine weitere Strategie sieht vor, eine Diversifizierung des Währungsportfolios vorzunehmen, indem Einnahmen und Ausgaben in verschiedenen Währungen gehalten werden. Dies kann dazu beitragen, das Risiko einer übermäßigen Abhängigkeit von einer einzelnen Währung zu reduzieren. 

Jede Absicherungsstrategie sollte jedoch sorgfältig von dir geprüft und auf deine individuellen Bedürfnisse und Risikotoleranzen abgestimmt werden. Idealerweise lässt du dich von einem Finanzexperten oder deiner Bank beraten, um die besten Absicherungsmöglichkeiten für dein Unternehmen und dich zu finden. 

Mit diesem Wissen und einer sorgfältigen Vorbereitung kannst du sicher und souverän internationale Geschäftsbeziehungen aufbauen und die Vorteile des globalen Marktes nutzen.