Wer projektbasiert arbeitet, kennt es: eine gute Planung ist die halbe Miete! Um den Überblick nicht zu verlieren und Fortschritte zu verfolgen, ist ein gutes System notwendig – hier kommt der Projektplan ins Spiel. In diesem Beitrag findest du alles, was du zur Erstellung eines erfolgreichen Projektablaufplans benötigst sowie eine kostenlose Excel-Vorlage. 

Der Projektplan – Was ist das überhaupt? 

Bei der Projektplanung geht es um den konzeptionellen Aspekt deines Projekts. Damit wird jeder wichtige Punkt festgehalten, der für den Erfolg deines Vorhabens relevant sein könnte – Budget, Zeitrahmen, Aufgaben und vieles mehr. 

Mit einem Projektplan gibst du der Sache Struktur und kannst so auch die Arbeit im Team erleichtern. Viele Teams bevorzugen dafür die Nutzung einer Excel-Vorlage, jedoch gibt es auch einige (teils kostenlose) Tools, die dir bei der Projektplanung helfen können. Von der DIN-Normreihe 69901 wird ein Projektplan auch als „Gesamtheit aller im Projekt vorhandenen Pläne“ definiert, was außerdem schlussfolgern lässt, dass du dich nicht nur auf ein Dokument oder eine Software festlegen musst, sofern es für den Ablauf relevant und effizient ist. 

Wichtig: Kontinuierliche Pflege und Aktualisierung durch den Projektbeaufsichtigten sind essenziell für die erfolgreiche Nutzung eines Projektplans. 

Der Projektplan sollte immer die folgenden Fragen beantworten:

So erstellst du einen Projektplan 

Ein Projektplan – oder auch Meilensteinplan genannt – lässt sich ganz einfach in wenigen Schritten erstellen. Unabhängig von der Projektart sollte dein Plan immer folgende Aspekte berücksichtigen:

Ziele

Ein klares Ziel vor Augen hilft nicht nur dir, sondern auch allen Beteiligten, um motiviert zu bleiben. Laut einer Umfrage von asana sind Teammitglieder doppelt so motiviert, wenn sie ein klares Ziel verfolgen können. 

Kennzahlen

Mithilfe der SMART-Methode sollten relevante Kennzahlen, an denen der Projekterfolg gemessen wird, festgelegt werden. Genauso sollten Kennzahlen für das endgültige Projektresultat festgelegt werden.

Aufgabenverteilung

An einem Projekt sind meistens mehrere Personen beteiligt, dies sollte im Projektplan erwähnt und genauestens definiert werden. Sobald die Rollen verteilt wurden, sollte dies im Projektplan festgehalten sein, um die Kommunikation im Team zu erleichtern (beispielsweise, wenn verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten müssen).

Budget 

Mit hoher Wahrscheinlichkeit wird dein Projekt (zumindest etwas) Geld benötigen. Im Projektplan können einzelne Kostenpunkte mit einem Budget definiert werden, um so einen besseren Überblick zu bewahren und böse Überraschungen zu vermeiden. 

Meilensteine

Meilensteine messen den Fortschritt des Vorhabens und müssen nicht zwingend eine Frist haben. Das Erreichen eines Meilensteins ist außerdem immer Anlass zur Freude, so bleiben Teammitglieder motiviert und du kannst Momente und Aktionen in dein Projekt einplanen, wie ein erreichter Meilenstein gehandhabt wird. 

Zeitplan

Sofern es dir möglich ist, solltest du immer einen Zeitplan mit Deadlines erstellen. So kannst du sicherstellen, dass Aufgaben zeitig erledigt werden und das Projekt Erfolge verzeichnet. 

Kommunikation

Sobald mehr als eine Person an einem Projekt beteiligt ist, ist der gemeinsame Austausch das A und O. Hierfür sollte festgelegt werden, wie kommuniziert wird (virtuelle Meetings, per Chat, Mail etc.) und auch wie oft dies erfolgen soll. 

Kostenlose Projektplan-Vorlage mit Excel 

Mit unserer kostenlosen Meilensteinplan-Vorlage kannst du ganz simpel mithilfe von Excel alles planen. In der Vorlage findest du neben einer allgemeinen Projektübersicht zudem auch einen Wochen- und Monatsplaner, einen täglichen Aufgabenmanager und einen Projektzeitplan. 

So verwendest du unsere Vorlage:

Bevor du mit der Projektplanung loslegst, solltest du im „Einstellungen“-Blatt deine Grundinformationen wie Projektname, Teammitglieder, Priorität, Kennzeichnungen etc. eingeben. 

Anschließend kannst du deinen Projektzeitplan bearbeiten und schon die ersten Aufgaben verteilen. Im Wochenplaner kannst du alles noch detaillierter aufteilen, genauso im Monatsplaner, damit dein Team und du selbst keine Fristen verpassen. Der tägliche Aufgabenmanager hilft dir, die Aufgaben des Tages zu verteilen und dessen Bearbeitungsstand im Auge zu behalten. Im Dashboard siehst du anschließend eine allgemeine Statusübersicht über dein Projekt bzw. deine Projekte. Außerdem gibt es noch ein Blatt für Notizen, die sonst nirgendwo hinpassen, aber relevant für den Projekterfolg sind. 

Kostenlose Software und Tools fürs Projektmanagement  

asana

Asana ist eines der bekanntesten Projektmanagement-Tools und bietet neben Features, wie verschiedenen Boards oder Automatisierungen, auch verschiedene Vorlagen zur Nutzung an. Die Basisversion ist kostenlos. 

awork

Das deutsche Workmanagement-Tool kann man für 14 Tage kostenlos testen. Chats, Dateien hochladen, aber auch Zeitabrechnung von beispielsweise Freelancern ist mit awork möglich. 

monday

Mit monday kannst du kostenlos deine Projekte planen und verwalten. Außerdem kannst du externe Tools einbinden. 

Trello

Wenn du die Kanban-Methode zum Projekte organisieren bevorzugst, ist Trello optimal für dich. Du kannst verschiedene Boards mit Aufgaben anlegen und so ganz einfach einen Überblick behalten.