Kostenloses Fahrtenbuch in Excel mit Anleitung

Um deine geleistete Arbeit korrekt in Rechnung zu stellen, solltest du ein professionelles Rechnungsprogramm nutzen.

Hier kannst du dir gratis ein Fahrtenbuch zur Erstellung deiner Reisekostenabrechnung herunterladen. Wir haben drei verschiedene Versionen, jeweils eine für Deutschland, Österreich und die Schweiz erstellt und das entsprechende Kilometergeld an die einzelnen Länder angepasst. Lies dir die untenstehende Anleitung zum Ausfüllen deiner Vorlage durch, um deine Arbeit zu vereinfachen. .

Reisekosten von der Steuer absetzen

Steigende Spritpreise machen die Fahrten zu Kunden und Verkaufsgesprächen nicht gerade attraktiver. Die gute Nachricht ist jedoch, dass du dazu berechtigst bist die angefallenen Kosten deinen Kunden in Rechnung zu stellen und diese auch (meistens) steuerlich abzusetzen. Des Weiteren ist die Führung eines Fahrtenbuchs für gewöhnlich (besonders bei Fahrzeugen mit geringen Betriebskosten) eine günstigere Alternative zur pauschalen Ermittlung der Privatnutzung von Fahrzeugen.

Führung eines elektronischen Fahrtenbuches

ACHTUNG! Es ist weder in Deutschland, noch in Österreich oder der Schweiz zulässig dein Fahrtenbuch mit elektronischen Tabellenprogrammen (z.B. Excel) zu führen. Das bedeutet, dass du diese Excelvorlage entweder für deine persönlichen Aufzeichnungen verwenden kannst oder sie ganz einfach ausdruckst und handschriftlich ausfüllst. Um dir diese Umständlichkeiten zu ersparen, kannst du dir auch ein elektronisches Fahrtenbuch mit einer professionellen Software zulegen. Diese Form der Aufzeichnung wird jedoch nur dann anerkannt, wenn im Nachhinein erfolgte Änderungen entweder technisch ausgeschlossen bzw. in einer Form dokumentiert werden können.

Kostenloses Fahrtenbuch – Anleitung

Das Kilometergeld ist in allen Mustern der einzelnen Länder auf dem aktuellen Stand von 2017. Die Vorlage wurde in Excel gefertigt und berechnet dir automatisch deinen Reisekostenersatz. Außerdem findest du im Dokument noch Links zu weiteren nützlichen Tools von Zervant.

Basisinformationen

• Zuerst solltest du den Unternehmensnamen, das Kennzeichen deines Fahrzeuges, deinen Namen und das entsprechende Jahr deiner Aufzeichnungen eingeben.
• Wähle deinen Fahrzeugtyp mit Hilfe des Drop-Down-Menüs aus, da das entsprechende Kilometergeld auf die einzelnen Fahrzeugtypen eingestellt ist. Die jeweiligen Sätze findest du im zweiten Tab “Anleitung & Einstellungen”.
• Trage den Kilometerstand zum Jahresbeginn und am Jahresende ein. Die gefahrenen Kilometer werden automatisch berechnet. Somit kannst du die tatsächlich gefahrenen Kilometer mit deinen Aufzeichnungen vergleichen.

Fahrtenbuch

• Trage das Datum deiner Reise ein.
• Private Nutzung: Falls du dein Fahrzeug für eine private Fahrt verwendet hast, so wähle ‘Ja’ aus dem Drop-Down-Menü. Somit werden die Reisekosten der privat gefahrenen Kilometer nicht berechnet. Wenn du jedoch eine geschäftliche Fahrt getätigt hast, so wähle ‘NEIN’.
• Danach gib deine genaue Route und den Grund der Fahrt an (nicht notwendig bei privater Nutzung).
• Beachte, dass du den Kilometerstand zu Beginn und am Ende deiner Fahrt ablesen und eintragen solltest. Die gefahrene Distanz und der entsprechende Betrag deines Reisekostenersatzes wird in der Excel-Vorlage automatisch berechnet.
• Unter Notizen ist Platz für weitere Details der Fahrt z.B. Zwischenstopps, Umleitungen, Name des Fahrers etc.

Mehr dazu: Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand 2017 für Deutschland

Reisekosten in Rechnung stellen

Selbständige werden sich freuen zu hören, dass es bei der Verrechnung von Reisekosten gegenüber dem Kunden keine genau einzuhaltenden Vorschriften gibt. In welcher Höhe und Form du deinen Spesen verrechnest, hängt ganz allein davon ab, was du mit deinem Kunden vereinbart hast. Zur Orientierung solltest du dich über die gegenwärtige Praxis deiner Branche erkundigen.

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten, Reisekosten deinem Kunden zu verrechnen:

1. Steuerpflichtige Nebenleistung: Bruttobetrag aller Spesen wird mit dem gleichen USt.-Satz wie die Hauptleistung dem Kunden in Rechnung gestellt
2. All-Inclusive-Preis: womögliche Reisekosten werden von Anfang in den Angebotspreis einkalkuliert
3. Erstattung der exakten Ausgaben: Belege werden dem Kunden vorgelegt, der diese in tatsächlicher Höhe erstattet

In den ersten beiden Fällen kannst du die Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen, sowie einen Vorsteuerabzug durchführen. Dies ist jedoch bei der dritten Variante nicht möglich, da die Originalbelege dem Kunden mitgeschickt werden. Achte bei dieser Methode darauf, dass du auf der Rechnung den Zweck der Reise, die gesamt gefahrenen Kilometer, den Kilometersatz (Euro/km) und den Gesamtbetrag ohne und mit USt. (bzw. MWST) ausweist. Bei längeren Anfahrtszeiten kannst du je nach Gepflogenheit noch eine Verpflegungsaufwandspauschale oder auch falls gegeben Übernachtungskosten aufschlagen.

Tipp: Mit Zervants kostenlosem Rechnungsprogramm kannst du unbegrenzt Angebote und Rechnungen erstellen und an deine Kunden senden. Warum bieten wir eine kostenlose Rechnungssoftware für Selbständige an? Das erklären wir dir hier.

Downloade die kostenlosen Vorlagen

Kostenloses Fahrtenbuch für Österreich hier downloaden: Fahrtenbuch für Österreich

Mehr dazu: Kilometergeld und Verpflegungsmehraufwand 2017 für Österreich

Kostenloses Fahrtenbuch für die Schweiz hier downloaden: Fahrtenbuch für die Schweiz

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