Zahlungserinnerung und Mahnung – Drei Kostenlose Vorlagen

In diesem Artikel findest du Tipps zum Schreiben von Mahnungen sowie kostenlose Vorlagen für die Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und die 2. Mahnung.

Du möchtest dein Unternehmen noch effektiver aufbauen und produktiv arbeiten? Du arbeitest nach wie vor mit Rechnungsvorlagen und Vorlagen für deine Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben?

Weshalb vereinfachst du diese Prozesse nicht und sparst dadurch Zeit, Aufwand und automatisch auch Geld. Zervant bietet eine professionelle Rechnungssoftware mit einem komplett integriertem Mahnwesen für Selbständige und kleine Unternehmen an. Rechnungen schreiben ist innerhalb von 60 Sekunden möglich, denn du kannst deine Kunden- und Produktdatenbank hinterlegen. Deine  Angebote und Rechnungen kannst du somit mit nur wenigen Klicks erstellen.

Sobald die Rechnungsfrist überschritten ist, kannst du aus der Software direkt deine Mahnung an den Kunden verschicken. Mit dem modernen und übersichtlichen Dashboard behältst du den Überblick über verspätete Rechnungen, deine verschickten Mahnungen und die bezahlten Rechnungen. Da die Mahnfunktion zu unseren Premium-Funktionen gehört, ist dieses schon ab 7 Euro monatlich für dich machbar. Melde dich kostenlos an und probiere 14 Tage lang die Premium-Funktion aus, falls du deine Mahnungen nichtaus der Software versenden möchtest, kannst du nach den 14 Tagen unsere Rechnungssoftware weiterhin kostenlos nutzen.

Als rücksichtsvoller Selbständiger wirst du deinen Kunden wahrscheinlich eine Zahlungsfrist zwischen 10 und 30 Tagen gewähren.
Doch siehe da! Selbst nach 30-tägigem Zahlungszeitraum hat dein Kunde deine Rechnung nicht bezahlt. Das ist ärgerlich, sehr ärgerlich sogar. Denn Liquidität ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für dein Business. Aber wir sind noch in guter Stimmung und erinnern den Kunden freundlich an die Zahlung und zwar mit einer Zahlungserinnerung.

Genau wie bei einer korrekten Rechnung gibt es auch bei Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen ein paar essenzielle Pflichtangaben.

Zum einen wäre das der Name des Schuldners, also deines Kunden der nicht zahlen möchte und eine klare Aufforderung zur Zahlung des offenen Rechnungsbetrages. Diesen noch einmal in deiner Zahlungserinnerung zu erwähnen, erleichtert deinem Kunden die Begleichung der Rechnung. Auch eine Kopie der Rechnung an deine Zahlungserinnerung anzuhängen, ist keine schlechte Idee, wenn auch kein Muss.

Du weißt nicht genau, wie so eine Zahlungserinnerung aussehen soll? Dann lade dir hier unsere kostenlose Zahlungserinnerungsvorlage herunter.

Trotz deiner ersten netten Aufforderung zur Zahlung deiner Rechnung, hat dein Kunde noch immer nicht reagiertt.
Was nun?

Eine waschechte Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen muss her!

Die klare 1. Mahnung

Auch die zweite Zahlungsfrist ist mittlerweile verstrichen (die Zeitspanne sollte zwischen 10 und 14 Tagen betragen) und du als Unternehmer bist natürlich nicht begeistert davon.

Eigentlich wolltest du das ja vermeiden, aber jetzt musst du deinem Kunden die erste richtige Mahnung schicken – diese kommt mit Mahngebühren und ggf. Verzugszinsen daher.

Wie berechnet man Mahngebühren?

Eine Grundvoraussetzung zur Erhebung von Mahngebühren ist, dass dein Kunde im Zahlungsverzug ist.

Die Höhe der Mahngebühren unterliegt keiner gesetzlichen Regelung. Sie müssen jedoch angemessen und verhältnismäßig sein.

Was bedeutet das?

Das bedeutet, die Mahngebühren müssen deinen tatsächlichen Aufwand (Portokosten und Material für die Zahlungserinnerung und Mahnungen) entsprechen.

Die Kosten können somit zwischen 2,50 Euro bei der ersten Mahnung, bis zu 15 Euro, bei der letzten Mahnung betragen.

Wie berechnet man Verzugszinsen?

Verzugszinsen unterliegen gesetzlichen Regelungen und somit auch einem bestimmten Prozentsatz, der sich halbjährlich ändert.

Seit 01.01.2020 werden 4,12 % bei Verbrauchergeschäften und 8,12 % bei Handelsgeschäften erhoben.

Wichtig! Mahngebühren und Verzugszinsen sind umsatzsteuerbefreit!

Im zweiten Mahnschreiben ist es wichtig, dass deine Zahlungsaufforderung bestimmter wirkt. Du weißt nicht, wie du das am besten zu Papier bringen sollst?

Lade hier deine kostenlose Vorlage zur 1. Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen herunter:

Trotz deiner ersten netten Aufforderung zur Zahlung deiner Rechnung, hat dein Kunde noch immer nicht reagiert?

Was nun?

Eine waschechte Mahnung mit Mahngebühren und Verzugszinsen muss her!

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Die energische 2. Mahnung

Dein Kunde hat noch immer nicht die Rechnung beglichen.

Nun schreibst du deine zweite und auch letzte Mahnung. Es wird empfohlen insgesamt nicht mehr als vier Zahlungsaufforderungen (Rechnung, Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung) zu schicken, da sonst an der Ernsthaftigkeit deiner Zahlungsaufforderung gezweifelt werden kann.

In der 2. Mahnung erwähnst du, dass du gerichtliche Schritte, sei es durch einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen einleiten wirst, wenn dein Kunde nicht in der angegebenen Zahlungsfrist zahlt.

Die Kosten für dieses Verfahren würden dann dem Schuldner in Rechnung gestellt werden. Etwas, das weder du und bestimmt auch nicht der Zahlungsverweigerer möchte.

Mit diesen Vorlagen bist du bestens gegen Zahlungsverweigerer gewappnet !