Beleg Vorlage kostenlos in Excel mit Anleitung

Hier kannst du eine kostenlose Buchungsbeleg-Excel-Vorlage herunterladen. Lies dir die untenstehende Anleitung zum Ausfüllen deiner Vorlage durch, um deine Arbeit zu vereinfachen. Du arbeitest lieber mit Word? Dann folge dem Link zur Belegvorlage für Word.

Falls du viele Rechnungen für dein Unternehmen ausstellst, empfehlen wir dir auf ein professionelles Programm zurückzugreifen. Zervant ist ein kostenloses Rechnungsprogramm mit dem du online Rechnungen und erstellen und an deine Kunden schicken kannst.

Belegvorlage zum kostenlosen Download

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Beleg-Vorlage in Excel – Anleitung

Diese Vorlage berechnet automatisch die USt. und den Gesamtbetrag für dich. Im Dokument befinden sich auch interessante Links zu anderen hilfreichen Tools für dein Business.

• Datum: Die Vorlage zeigt dir automatisch das aktuelle Datum an. Kontrolliere jedoch immer, ob das Datum richtig ist.
• Belegnummer: Trage hier eine eindeutige fortlaufende Nummer ein. Dies ist sehr wichtig für deine Buchhaltung und erleichtert dir auch später deine Belege schneller wiederzufinden.
• Verkäufer: Gib hier die Kontaktinformationen des Verkäufers an.
• Käufer: Gib hier die Kontaktinformationen des Käufers an.
• Zusätzliche Informationen und Konditionen: Hier solltest du sämtliche Bedingungen und Informationen zu dem Verkauf/Kauf beschreiben.
• Bezeichnung: Gib hier die genauen Details der verkauften/gekauften Produkte und Dienstleistungen an. Vergiss nicht die Anzahl und Einheit und wähle mit einem Klick die passende USt. (die verfügbaren Steuersätze kannst du unter dem Arbeitsblatt USt.-Einstellungen ändern).
• Betrag dankend erhalten: Unter diesem Punkt bestätigt der Verkäufer, dass die Rechnung seines Kunden bezahlt wurde.
• Kontaktinformation (unten Mitte): Gib hier die Kontaktperson deiner Firma an.

Nachdem du alle deine Informationen in die Vorlage eingegeben hast, kannst du sie speichern und als Ausgangsdokument für zukünftige Aufträge verwenden.

Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Beleg?

Ein Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche Einnahmen und Ausgaben genau in der Buchhaltung zu dokumentieren. Doch auch für den Unternehmer sind diese Aufzeichnungen essenziell, um den Überblick über den finanziellen Stand des Unternehmens zu behalten. Ein Grundsatz in der Buchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg! Ein Buchungsbeleg dient somit als “Beweismittel” für einen Geschäftsvorfall.

Grundsätzlich kann eine Rechnung auch als Beleg gesehen werden! Der Unterschied liegt darin, dass eine Rechnung lediglich eine Aufforderung zur Zahlung ist, wohingegen ein Beleg, der zu Papier gebrachte Beweis für eine erfolgte Zahlung darstellt.

Die Pflichtangaben eines Belegs sind Datum, Gesamtsumme, Gegenstand und der Steuersatz. Achte bei der Buchhaltung darauf, deine Belege durchzunummerieren. Die Aufbewahrungsfristen für kaufmännische Dokumente sind unterschiedlich lang. Für Rechnungen und Belege, aber auch für Jahresabschlüsse und Inventare gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren in Deutschland und der Schweiz; in Österreich sind es 7 Jahre.