ERP-Vorlage für Kleinunternehmen

Bei der heutigen Datenmenge, die du als Unternehmer*in im Laufe der Zeit ansammelst, kann schnell der Überblick verloren gehen. Abhilfe leisten in großen Unternehmen sogenannte ERP-Systeme – aber was ist das überhaupt und wie kannst du als KMU oder Freelancer*in auch davon profitieren? Aktuell nutzen bereits knapp 30 % der Unternehmen mit 10 – 49 Mitarbeiter*innen ein ERP-System. Zeit, dass auch du aufrüstest! 

ERP Definition 

Enterprise Resource Planning, kurz auch ERP, hilft Unternehmen bei der Planung, Steuerung und Auswertung betriebswirtschaftlicher Prozesse. So soll ein effizienter Wertschöpfungsprozess gewährleistet werden. Einbezogen werden können alle Geschäftsbereiche, von Arbeitskräften, Material, Maschinen bis hin zu Marketing und Methoden. Anschließend wird dann geplant, wie diese Ressourcen effektiver und besser genutzt werden können. 

ERP Herkunft

Seine Wurzeln hat ERP bereits in den 60er-Jahren: Damals gab es sogenannte MRP-Systeme (Material Resource Planning), die bei der Materialbedarfsplanung unterstützt haben. Diese waren sehr standardisiert und wurden stetig weiterentwickelt, bis schließlich die Digitalisierung möglich war und somit weitere Unternehmensbereiche damit geplant, überwacht und optimiert werden konnten. 

Großunternehmen greifen meist auf ERP-Systeme wie SAP oder Oracle zurück, um alle Prozesse in einer Software gesammelt vorliegen zu haben. Diese Softwares ergeben für Kleinunternehmen selten Sinn, da sie mit hohen Kosten und langwierigen Einführungsprozessen verbunden sind. Dennoch ist ERP auch für Kleinunternehmer interessant, auch wenn hier eher nicht derartige Softwares zum Einsatz kommen müssen. 

Durch die Nutzung von ERP-Systemen wird der Datenaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen und Geschäftsprozessen gewährleistet, weshalb ein solches System nur dann Sinn macht, wenn es auch kontinuierlich auf dem aktuellen Stand gehalten wird. Datenpflege ist also auch bei der Anwendung von Enterprise Resource Planning unerlässlich. 

Ziele von ERP-Systemen

Eines der wichtigsten Ziele in den meisten Unternehmen ist die Kostensenkung. Dies geschieht durch die Optimierung und teilweise auch Automatisierung von Fertigungsprozessen, was wiederum zu mehr Umsatz führt. 

Neben der Kostensenkung spielen auch Ziele wie die bessere Auswertbarkeit von Kennzahlen, Prozessoptimierungen und Planungsqualität eine große Rolle. Ziel mit einem guten ERP-System ist es immer, dein Unternehmen noch besser und effizienter zu gestalten, um so für dich oder deine Mitarbeiter*innen optimierte Workflows zu erstellen. 

Einsatzbereiche von ERP-Systemen

Je nach Branche und Einsatzbereich gibt es verschiedene Softwares, die in Unternehmen zum Einsatz kommen. Am häufigsten verwenden Unternehmen im produzierenden Gewerbe ERP-Softwares (Automobilindustrie, Stahlindustrie etc.).

Jedoch kannst du auch als Einzelunternehmer*in in jeder beliebigen Branche von einem solchen System profitieren. Als Kleinunternehmer*in kannst du deine Daten nämlich auch ganz simpel mit Exceltabellen oder ähnlichem organisieren und so deine Selbstständigkeit effizienter gestalten. 

Die Vorteile von ERP-Systemen

Nicht umsonst setzen weltweit unzählige Unternehmen auf ERP – mit dem Nutzen von ERP-Systemen kommen nämlich viele Vorteile einher. 

Reduzierte Fehlerhäufigkeit

Durch automatisierte Prozesse und Workflows sinkt die Fehlerquote. Gerade, wenn mit großen Datenmengen gearbeitet wird, kann es ohne ERP-System leicht zu Fehlern kommen. Durch die optimierte Organisierung können Flüchtigkeitsfehler vermieden und somit auch unnötige Extrakosten vermieden werden. 

Schnelle und einfache Prozesse

Die Rechnung ist einfach: Einmal Arbeit beim Einarbeiten der Daten, um anschließend weniger Aufwand zu haben. Vereinfachte Prozesse erhöhen die Effizienz im Unternehmen und durch ERP-Systeme werden oft auch neue Wege aufgezeigt, wie etwas digitalisiert oder vereinfacht werden kann. 

Prozessautomatisierung

Einige Prozesse können nach Einführung einer ERP-Software vollständig automatisch ablaufen. Dies spart Zeit und Kosten sowie jedem Beteiligten auch einiges an Nerven. 

Aussagekräftige Kennzahlen

Die bessere Planbarkeit liefert automatisch auch aussagekräftigere Kennzahlen, um herauszufinden, wo noch etwas optimiert werden kann. So kann leichter herausgefunden werden, wie Kosten gesenkt und der Umsatz erhöht werden kann.  

Reduzierte Dokumentationsarbeit 

Es spart eine Menge Zeit, alle wichtigen Daten einmalig einzugeben, um in Zukunft nicht ständig mühsam danach suchen zu müssen. Mit simplen Systemen kann so leichter und schneller auf notwendige Dokumente und Daten zugegriffen werden. 

Auswahlverfahren von ERP-System

Als KMU bzw. Selbstständige/r brauchst du nicht zwingend eine Software für dein ERP Management nutzen, hier reichen einige unserer Vorlagen:

• Mini-ERP-Vorlage (Kunden, Rechnungen, Lagerbestand, Produkte)
• EÜR

ERP-Kriterien

Sollte dein Unternehmen jedoch wachsen, lohnt sich die Investition in eine Software. Hier solltest du einige Kriterien beachten, die dir bei der Entscheidung helfen werden. 

1. Technische Anforderungen – Können mehrere Nutzer/innen die Software verwenden?
   Kann es an verschiedene Länder angepasst werden? Fremdsprachen?
2. Betriebssystem – Windows, Apple, Linux etc.
3. Nutzerfreundlichkeit – Ist die Software einfach zu nutzen oder benötigt es viel Einarbeitungszeit? 
4. Funktionale Anforderungen – Welche Bereiche möchte ich im ERP-System hinterlegen?
   Wie viele Prozesse? 
5. Cloudbasiert oder Offline? – Die meisten ERP-Systeme sind cloudbasiert und können somit auch mobil genutzt werden. 
6. Customizing – Je nach Bedarf können die meisten ERP-Softwares auch individualisiert werden. Dies ist jedoch meist mit hohen Kosten verbunden und sollte daher vorab in die Entscheidung einfließen. 

Um die passende Software zu finden, sollte genauestens definiert werden, welche Ziele damit verfolgt und wie diese durch ein ERP-System erreicht werden können. Solange du jedoch mit unseren Vorlagen klarkommst, kannst du dir den Mehraufwand und die Kosten sparen und dennoch von (fast) denselben Vorteilen profitieren, wie jedes ERP-nutzende Unternehmen.  

So benutzt du die Zervant ERP-Vorlage 

Als Soloselbstständige*r kannst auf überteuerte ERP-Software für gewöhnlich verzichten. Aber wenn du dennoch die Vorteile eines ERP-Systems willst, kannst du es gerne mit unserer praktischen Vorlage versuchen! 

Mit unserer Excel-Vorlage kannst du neben deinen Kundendaten auch nachverfolgen, wie der Status von aktuellen Neukontakten ist, welche Rechnungen bezahlt oder noch offen sind und welche Dienstleistungen oder Produkte du anbietest und evtl. nachbestellt werden müssen. 

Kundenliste

Dort hinterlegst du deine Kundendaten. In verschiedenen Diagrammen werden dir außerdem deine eingegebenen Informationen ausgewertet. so hast du immer einen Überblick, wo deine Kunden herkommen, welcher Branche sie angehören, und wie deren Projekt- und Zahlungsstatus ist. Über das zweite Tabellen-Tab “Einstellungen” kannst du auf dein Unternehmen passend Daten ergänzen – tippe einfach die gewünschten Kundenbranchen, Projekt- und Zahlungsstatus eingeben. Wir haben bereits einige Beispiele eingegeben, damit du weniger Arbeit hast! 

Rechnungsliste

Die Rechnungsliste dokumentiert all deine Rechnungen und deren Status. Hier kannst du per Dropdown den jeweiligen Kunden auswählen, sowie den Zahlungsstatus. 

Lagerbestand und Produktliste

Wenn du ausschließlich diese Vorlage verwenden willst, kannst du diese auch separat downloaden. Details zur Nutzung der Vorlage sowie den Download-Link findest du hier.