E-Rechnungsgesetz 2020: was bedeutet das für mein Unternehmen?

Das E-Rechnungsgesetz ist in 2020 in Kraft getreten, seit dem dürfen öffentliche Verwaltungen in Deutschland Rechnungen in Papierform ablehen und nur noch im elektronischen Datenformat XRechnung einfordern. Die Umstellung auf die XRechnung auf Ebene des Bundes, der Länder und Kommunen ist dann abgeschlossen. Deutschland bemüht sich um Digitalisierung und der Gesetzgeber will mit den neuen schrittweisen Verordnungen die E-Rechnung, als XRechnung in Deutschland zum Standard machen. Wen betreffen die Veränderungen und was bedeutet es für kleine und mittelständische Unternehmen.

Die stufenweise Einführung der Pflicht zur E-Rechnung im E-Rechnungsgesetz folgt einer EU-Richtlinie. Das Ziel ist es, die Vorteile der Digitalisierung zu nutzen, den Versand und Austausch von Rechnungen und Zahlungsinformationen einfacher, billiger und sicherer zu machen.

Was ist das E-Rechnungsgesetz und ab wann gilt es für wen?

Ganz neu ist die E-Rechnung tatsächlich nicht. In vielen anderen europäischen Ländern und  der Schweiz oder Österreich ist sie schon weit verbreitet.

Die Pflicht zu elektronischen Rechnungen im Austausch mit öffentlichen Stellen wurde per Verordnung stufenweise eingeführt. Wir hatten schon früher über die Umstellung auf die E-Rechnung und die Hintergründe dafür berichtet. Zuerst galt es für die obersten Bundesbehörden (November 2018), ein Jahr später dann für alle Bundesbehörden. Bis zum 18. April 2020 mussten alle Bundesländer und Kommunen ihre Anforderungen ebenfalls angepasst haben. Die Details können auf lokaler Ebene unterschiedlich sein und sollten gegebenenfalls überprüft werden.

E-Rechnungsgesetz 2020

Wichtig für dich ist, dass ab dem 27.11.2020 auch alle Lieferanten der Bundesverwaltung zur E-Rechnung als XRechnung verpflichtet sind, also alle, die für den Bund und seine Behörden arbeiten. Bis zum November kann man seine Rechnungen zwar auch noch anderweitig einreichen, ab dem Stichtag dann nur noch mit dem vorgeschriebenen Format.

Damit kannst du an öffentliche Stellen deine Rechnungen nur noch im XRechnungsformat einreichen. Es gibt wenige Ausnahmeregelungen für die weiterhin keine E-Rechnung vorgeschrieben ist. (Etwa Geheimhaltung, Organleihe oder ein Direktvertrag, bei dem die Rechnung nicht mehr als 1.000 EUR netto beträgt).

Aber natürlich verlangen inzwischen auch viele andere Firmen und Kunden E-Rechnungen über das E-Rechnungsnetzwerk. Dies ist nicht zu vergleichenmit dem XRechnungsformat, welches Bund und Behörden empfangen werden. Bald wird die E-Rechnung in Deutschland, auch Dank des E-Rechnungsgesetz, Teil des Alltags sein.

Unterschied Papierrechnung und E-Rechnung

Die E-Rechnung ist mehr, als dass du nur eine Rechnung als Email . Eine E-Rechnung muss ein strukturiertes elektronisches Format haben, in dem es ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dieses Format macht die Verarbeitung durch den Empfänger viel einfacher.
Kurz gesagt: die E-Mail landet bei deinem Kunden im Postfach, die E-Rechnung spricht direkt mit dessen Buchhaltungssoftware.

Formate einer E-Rechnung

Es gibt in Deutschland jedoch drei Unterschiedliche E-Rechnungsformate:

• E-Rechnung, versendet über das E-Rechnungsnetzwerk (bspw. PEPPOL), landet direkt im System deines Kunden
• XRechnung, eine kodierte Rechnung als XML-Datei, welche du selber als Anhang an deinen Kunden sendest oder in einem Portal direkt hochkädst
• ZUGFeRD, ein hybrides Format, in dem der Code von XRechnung als PDF-Format erstellt wird.

Aber keine Sorge, du musst dich jetzt nicht noch ein Experte für Rechnungsformate werden. Wenn dich die technischen Einzelheiten (wie Standard XRechnung, PEPPOL oder ZUGFeRD) interessieren, empfiehlen wir unseren Blogartikel zu den unterschiedlichen E-Rechungsformaten.

Was sind die Vorteile der E-Rechnung?

1. Druck, Versand per Post und eventuelle erneute manuelle Eingabe in das System deines Kunden entfallen. Dadurch sparst du und dein Kunde Zeit und Geld. Berechnungen haben gezeigt, dass du über 6 Euro pro Rechnung sparst und dein Kunde sogar über 11 Euro!
2. Es kann nix mehr im Versand verloren gehen oder sich Fehler einschleichen, wenn der Kunde deine Papierrechnung noch mal in seinen Computer tippt.
3. Deine Rechnungen können schneller beglichen werden. Ein Klick von deinem Kunden reicht und deine Bezahlung kommt auf den Weg.
4. Weiterhin kannst du Rechnung auch viel leichter nachverfolgen und wiederfinden: statt durch deinen Email-Eingang zu suchen oder in Ordnern zu schauen, ist die Rechnung für dich und den Kunden übersichtlich gleich im Rechnungsprogramm zu finden.
5. Im nächsten Schritt hast du es auch einfacher, den Zahlungseingang, eventuelle Mahnungen und Abrechnungen zu dokumentieren. Das erleichtert deine Buchführung und zum Beispiel auch die spätere Steuererklärung.

Wie erstelle ich eine E-Rechnung?

Im Großen und Ganzen brauchst du weiterhin die gleichen Angaben für deine Rechnung wie bisher. Nur dass du nun natürlich wissen musst, wie deine Rechnung bei deinem Kunden im Rechnungsprogramm landet.
Mit der Software von Zervant musst du dich darum nicht kümmern. Auch wenn ausgefeilte Technik im Hintergrund abläuft, reicht es für dich aus, wenn du dir die benötigten Referenzen deines Kunden geben lässt:

• Die XRechnung hat die Leiweg-ID als Kundenreferenznummer, die Bestandteil der erfolgreichen Zustellung der XRechnung, im öffentlichen Sektor ist.
• Die E-Rechnung, versendet über das E-Rechnungsnetzwerk, benötigt eine spezielle E-Rechnungsadresse, die das standarisierte Format automatisch einliest.

Wenn du mehr wissen willst, haben wir Antworten auf die 5 häufigsten Fragen zu E-Rechnungen zusammengestellt.

XRechnung ab Novemver 2020

Wenn du laut des E-Rechnungsgsetzes oder auf Nachfrage deines Kunden ab dem 27.11.2020 XRechnungen an Stellen des Bundes stellen musst, kannst du das zentrale Rechnungseingangsportals (ZRE) des Bundes nutzen oder gehst direkt auf xrechnung.bund.de. Auf Länderebene oder den Kommunen können es andere Plattformen sein oder dein Kunde hat dir eine spezielle E-Mailadresse für deine XRechnungen mitgeteilt.

Wie kann die E-Rechnung ein Vorteil für mich sein?

Wenn dein Unternehmen, die mit der Umstellung gut zurechtkommt, können deine Kunden ihre Aufträge mit dir schnell und unkompliziert abwickeln. Oft hören sich Neuerungen und technische Veränderungen schwieriger an, als sie sind. Wenn du als Lieferant diese Neuerungen problemlos mitmachen kannst, freut das den Kunden. Wir von Zervant wollen dir dabei helfen, dass dir Rechnungen keine Kopfschmerzen bereiten, egal in welchem Format du sie einreichen sollst.

Wir helfen dir dabei, den Überblick zu behalten, welche Rechnungen du verschickt hast, wer bezahlt hat und vielleicht noch mit Zahlungserinnerungen dafür zu sorgen, dass du Geld für deine Leistungen bekommst. Wir schaffen so Zeit, dass du deine anderen Aufgaben erfüllen kannst, die dein Unternehmen erfolgreich machen!