E-Rechnung ist keine E-Mail: Hintergrund und Erklärungen

Wieso eine E-Rechnung keine Rechnung per Email ist, welchen Vorteil es für dein Unternehmen hat, sich mit den Grundlagen der elektronischen Rechnung zu beschäftigen und wie die elektronische  Rechnungsstellung nun wirklich funktioniert

Die Digitalisierung unseres Alltags nimmt zu, im Privaten sowie im Business. Die Gründe dafür sind ökonomischer Natur: Es wird effizienter, einfacher, schneller und kostenwirksamer. Etwas, wonach wir unsere Unternehmen aufbauen und zum Teil unsere Privatleben nach ausrichten. Wenn du effizienter arbeiten und deinen Kunden schneller helfen möchtest, solltest du dich, wenn du es noch nicht getan hast mit E-Rechnungen und der generellen Thematik der elekronischen Rechnungsstellung beschäftigen.

Denn die Digitalisierung und die moderne Rechnungsstellung ist auch im Inbegriff der Bürokratie angekommen, dem deutschen öffentlichen Dienst! Ausschlaggebend dafür ist die EU-Regelung, welche das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen, für Bund, Länder und Kommunen, ab dem 27.11.2020 dazu verpflichtet. Wir können davon ausgehen, dass diese Umstellung vor Allem geschieht um Kosten zu sparen, wieso solltest du dein Unternehmen dann nicht auch auf E-Rechnungen umstellen? Besonders im Hinblick darauf, dass in Zukunft die Nutzung von E-Rechnungen als gängige Methode, weiterhin an Bedeutung gewinnen wird.

Vielleicht fragst du dich, was das soll? Immerhin verschickst du deine Rechnungen seit Jahren per E-Mail. Das ist auf jeden Fall zeit- und umweltschonend, jedoch ist eine per E-Mail versandte Rechnung noch lange keine E-Rechnung. 

Was sind eigentlich E-Rechnungen?

Du als UnternehmerIn möchtest deine Zahlungen so schnell wie möglich erhalten. Dein Kunde wiederum möchte, mit so wenig Aufwand wie möglich seine Rechnungen bezahlen – genau hier kommt die E-Rechnung ins Spiel. Die Idee hinter E-Rechnungen ist im Grunde eine Vereinfachung des gesamten Ablaufes der Rechnungsstellung.

Damit eine Rechnung als E-Rechnung bezeichnet werden darf, muss sie zwei Kriterien aufweisen:

1. Der gesamte ”Lebenszyklus” einer E-Rechnung ist und bleibt digital. Es wird nichts gescannt oder ausgedruckt.
2. Die E-Rechnung muss automatisiert von einem System in ein Anderes überführt werden. Alle Informationen werden automatisch registriert und weitergeleitet.

Eine E-Rechnung wird wie eine herkömmliche Rechnung erstellt und an die E-Rechnungsadresse, nicht E-Mail Adresse deines Kunden verschickt. Die E-Rechnung geht über die Adresse an einen Provider, der die E-Rechnung in ein bestimmtes, standardisiertes Format verarbeitet. Die Rechnungsdetails werden vom Provider an den Kunden geschickt und in dem kompatiblen System dort eingelesen. Die Bezahlung kann sofort erledigt werden, ohne dass der Rechnungsempfänger händisch die Rechnungsbeträge eintippen muss.

Ist eine Rechnung per E-Mail auch eine E-Rechnung?

Die Antwort lautet Nein, denn die typische E-Rechnung in der geforderten EU-Norm, also die XRechnung in Deutschland, ist eine maschinell lesbare Rechnung, in einem maschinell erstellten und strukturierten Rechnungsformat.
Die elektronische Rechnung wird als Datei selbst an einen Provider verschickt, der die Rechnung in ein kompatibles Format verändert, sodass alle Rechnungsdetails vom Kunden maschinell eingelesen werden können.

Dies bedeutet, dass eine Rechnung, die als PDF im Anhang an den Kunden verschickt wird, keine E-Rechnung ist. Weder eine Bilddatei, noch eine eingescannte Papierrechnung.

Eine ZUGFeRD E-Rechnung ist jedoch  eine Abwandlung von einer Rechnung per PDF,  die PDF Datei ist beim ZUGFeRD Format als  hybrides Format formatiert worden, welche nicht selber erstellt werden kann, sondern von bsppw. an den Provider geschickt wird und wir es dann an unsere Kunden zurückschicken, in dem standardisiertem Format, dadurch kann diese E-Rechnung normal per E-Mail verschickt werden.

Der Vorteil von E-Rechnungen ist, dass die strukturierten Rechnungsdaten in den Rechnungen durch den Provider so formatiert sind, dass sie einheitlich eingelesen werden können vom Empfänger und dadurch Rechnungen schneller verarbeitet werden.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine herkömmliche Rechnung musst du erstellen, ausdrucken und mit der Post, oder per E-Mail verschicken. Der Rechnungsempfänger erhält die Rechnung, muss sie öffnen oder herunterladen, durchgehen, bezahlen und dann abheften oder in einen Ordner speichern (oder am besten beides).

E-Rechnungen werden automatisch von einem System bzw. von einer Software zur anderen geschickt, ohne dass es dabei manueller Arbeit bedarf; deshalb geht es auch schneller. Größere Firmen brauchen bis zu 23 Tage um erhaltene Rechnungen zu bezahlen. Wenn dabei Korrekturen vorgenommen werden müssen, kann der ganze Prozess bis zu 90 Tage dauern. Mit E-Rechnungen dauert der gesamte Bearbeitungsprozess fünf Tage!

E-Rechnungen werden in einem genau vorgeschriebenen Standardformat verschickt. Da der Rechnungsempfänger die Rechnungsdetails nicht händisch in sein System eingeben muss, kann die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich verringert werden. Darüber hinaus wird auch die Archivierung einfacher und sicherer, was letztendlich auch die Buchhaltung erleichtert. Außerdem können wir mithilfe von E-Rechnungen tonnenweise Papier sparen. Unsere Bäume können somit ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen und unsere Luft mit frischem Sauerstoff anreichern.

Kosteneffizientere Rechnungen

Eine Studie von Billentis ergab, dass nach Berücksichtigung aller Kosten wie z.B. Personalaufwand, Materialaufwand etc., E-Rechnungen rund ein Drittel weniger kosten als Papierrechnungen. Der durchschnittliche Rechnungspreis einer E-Rechnung beträgt drei Euro. Im Gegensatz dazu kosten Papierrechnungen im Durchschnitt sechs Euro. Der Wechsel zu E-Rechnungen ist übertrieben gesagt unausweichlich, denn Länder und Kommunen müssen bis zum 17.04.2020 ihre Rechnungsstellung auf E-Rechnungen umgestellt haben.

Jeder Dienstleister und Lieferant der Länder und Kommunen,  sollte bis spätestens 27.11.2020 die Möglichkeit haben, ihre Rechnungen als XRechnung an ihre Kunden zu versenden. Dabei gelten diverse Ausnahmen und Regelungen wie bspw. bei Direktaufträgen oder max. Nettoauftragswerte.

Aktuelle informationen dazu, findet man beim Verband elektronische Rechnung. Dies bedeutet, natürlich sind elektronische Rechnungen zunächst nur für eine beschränkte Gruppe von Unternehmen verpflichtend, doch ist es nur noch eine Frage der Zeit, bis weitaus mehr Firmen aus den genannten Gründen ebenfalls auf E-Rechnungen umsteigen werden.

Wichtig ist doch, nicht jedes Land folgt den gleichen Gesetzen und Vorschriften, was die Aufbewahrungspflichten und die Speicherung von Informationen betrifft. Darum muss man hier besonders aufpassen, wenn man z.B. auch Kunden im Ausland  bedienen möchte.

Warum ist Zervant Experte für E-Rechnungen?

Zervant vereinfacht schon seit 10 Jahren die “leidige” Arbeit der Rechnungsstellung, für Selbstständige und Kleinunternehmer. Die nordischen Länder sind in Sachen der Digitalisierung und elektronischer Prozesse und Abläufe Deutschland noch immer weit voraus und Finnland als erstes Land der Welt, mehr E-Rechnungen als herkömmliche Rechnungen verschickte. Und wir von Zervant waren von Anfang an dabei als finnische Firma, die den Wandel zur E-Rechnung früh miterlebte und sich dem Thema seit vielen Jahren  mit viel Wissen und Professionalität widmet.

In Finnland sind E-Rechnung auch im Alltag von Privatpersonen die gängige Art Rechnungen zu erhalten, Papierrechnungen sind hier die Ausnahme, daher ist das Thema E-Rechnung für uns Mitarbeiter von Zervant auch Teil unseres Alltages.

Benötigst du eine Rechnungssoftware für die elektronische Rechnungsstellung?

Um E-Rechnungen erstellen und empfangen zu können, ist eine Rechnungssoftware nicht unbedingt nötig. Jedoch ist der technische Aufwand, die Rechnungen in das strukturierte Datenformat, in das Format des Providers deines Kunden zu formatieren sehr anspruchsvoll. Als ich mich mit unseren Softwareentwicklern darüber unterhalten habe, ob das grundsätzlich möglich ist, waren sie ziemlich überrascht. Da ich als Technik-Laie alle Optionen gerne mal im Kopf durchspiele, haben sie sich auf meine Fragen eingelassen.

Natürlich ist es theoretisch möglich, die Rechnungen in das strukturierte Dateiformat zu überführen und an Kunden zu senden. Der technische Mehraufwand dafür ist jedoch enorm, weshalb es für die E-Rechnungsstellung professionelle und einfach zu bedienende Softwares gibt.

Wir empfehlen natürlich eine Rechnungssoftware zu nutzen, welch eine Überraschung wir bieten immerhin selber eine an. Jedoch ist es wirklich einfach und unkompliziert, wenn man Zervant für das schreiben von elektronischen Rechnungen nutzt. In der Software wird die Rechnung ganz normal erstellt und man kann diese auswählen und dann als E-Rechnung versenden, dafür brauchst du nur die E-Rechnungsadresse deines Kunden. Der darauffolgende Prozess wird von unserem Partner Basware, einem der weltweiten Führer in der Zustellung von E-Rechnungen, erledigt. Basware formatiert deine Rechnung in das strukturierte Rechnungsformat, welches der Provider deines Kunden benötigt, um es maschinell lesen zu können.

Das Einzige was du also tun musst, um auf die elektronische Rechnungsstellung umzusteigen, ist dich bei Zervant anzumelden.

Elektronische Rechnungsprovider

Bis dato gibt es zwar Standardformate für E-Rechnungen, jedoch noch keine Standardmethode diese zu verschicken, sodass unterschiedliche Firmen verschiedene Plattformen und Systeme verwenden, die teilweise nicht miteinander kompatibel sind. Gängige und bekannte Formate im deutschen Bereich sind ZUGFeRD und XRechnung u Unser Provider Partner Basware verarbeitet die E-Rechnungen, in die vom Provider des Kunden gewünschte Format, auch wenn alle gewünschten Formate deiner Kunden aus dem In- und Ausland unterschiedlich sind. Mit Zervant kannst du also sicher sein, dass deine Kunden ihre E-Rechnungen erhalten.

Wie archiviere ich elektronische Rechnungen?

Es gilt: E-Rechnungen müssen in dem Format in dem sie erhalten werden, archiviert werden. Das heißt, das Rechnungsformat, der erhaltenen Rechnung darf nicht verändert werden und sie müssen nicht ausgedruckt werden und in einem Archiv Ordner abgeheftet werden. Auch die maschinellen Formate müssen erhalten bleiben, wenn die Rechnungen so empfangen wurden.
Die Aufbewahrungspflicht der Rechnungen beträgt 10 Jahre, sie müssen lesbar und nicht veränderbar sein. Aktuelle Informationen über E-Rechnungen sind auch beim Forum elektronische Rechnung Deutschland zu finden. Außerdem findest du bei uns auf der Webseite Informationen dazu, wie wir bei Zervant deine Daten aufbewahren.

Sind UnternehmerInnen bereit für die elektronische Rechnungsstellung?

Oft sind es nicht die neuen Technologien die Unternehmen Kopfzerbrechen bereiten, sondern eher die Veränderungen der Unternehmenskultur und Prozesse, an welche Mitarbeiter seit Jahren gewöhnt sind. Dazu braucht es Zeit und Geduld seitens des Geschäftsführers und Managements, um Mitarbeiter für E-Rechnungen bereit zu machen.

Die EU hat die elektronische Rechnungsstellung als wichtigen Teil effektiver ökonomischer Logistikprozesse beschrieben. Bereits jetzt zeigen Studien, dass E-Rechnungen in den kommenden Jahren immer wichtiger werden. Welcher Grund liegt dahinter?

Die Technik hinter E-Rechnungen gibt es bereits seit mehr als 30 Jahren, konnte jedoch nicht für die Allgemeinheit zugänglich gemacht werden. Die Probleme dabei waren die enormen Kosten und das noch in den Kinderschuhen steckende Internet. Heute sieht die Situation komplett anders aus und die Voraussetzungen sind optimal eine E-Rechnung-Revolution in Gang zu bringen. Das Europäische Parlament hat im März 2014 die Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen beschlossen. Einheitliche Formate und Prozesse in der elektronischen Rechnungsstellung wurden bis 2018 in ganz Europa eingeführt. Und nun in 2020 wird es zumindest im deutschen öffentlichen Dienst obligatorisch, Rechnungen als E-Rechnung zu senden.

Es ist klar, dass E-Rechnungen die Zukunft der Rechnungsstellung sind. Stelle jetzt um und sei informiert  und vorbereitet, wenn die Umstellung in ganz Deutschland so wirklich ankommt.