Business Knigge – Vom ersten Treffen zum erfolgreichen Deal

Du hast dich gerade erst selbständig gemacht und weißt eigentlich nicht so recht, wie du dich deinen neuen Kunden gegenüber verhalten sollst?

Oder bist du schon länger im Geschäft, hast hier und da aber noch Unsicherheiten im Kundenkontakt zu überwinden?

Egal auf welchem Knigge-Level du dich gerade befindest, es schadet nie sein Wissen bzgl. Manieren aufzufrischen.

Deshalb haben wir hier die wichtigsten Benimmregeln für dich zusammengefasst. Lies sie dir durch, studiere sie, wende sie an – und voilà, schon wirst du zum Benimmexperten in jeder Geschäftssituation.

#1 Wie stelle ich mich richtig vor?

Der erste Eindruck ist wichtig. Sehr wichtig sogar. Eine von Mutter Natur gegebene Fähigkeit erlaubt es uns, andere Menschen bereits nach ein paar wenigen Sekunden zu beurteilen: Gefahr oder keine Gefahr?

Das machen wir immer. Manchmal bewusst, oft unbewusst, aber garantiert jedes Mal wenn wir auf neue (und bekannte) Menschen treffen.

Eine Studie der University of California hat die Hauptbestandteile, die den ersten Eindruck formen, zusammengefasst:

55 % Auftreten / Körpersprache / Erscheinung
38 % Sprachmelodie / Dialekt
7  % Inhalt des Gesagten

Um mit einem potenziellen Kunden bzw. Geschäftspartner gleich von Anfang an auf eine Wellenlänge zu kommen, sollte eine sympathische Begrüßung keine Herausforderung sein.

Grundsätzlich ist es gut sich mit “Ich bin Vorname, Nachname” vorzustellen. Die häufig verwendete Einleitung “Mein Name ist” hört sich weniger selbstbewusst an. Um ein gutes Fundament für Small Talk zu bilden, ist es von Vorteil seinen Job bzw. seine Tätigkeit zu erwähnen.

 Guten Tag. Ich bin Melissa Müller und bin Unternehmensberaterin für kleine Unternehmen.

Wenn sich dein Gegenüber bei dir vorstellt kannst du mit “Freut mich Sie kennen zu lernen” oder “Schön, dass wir uns endlich persönlich treffen”, falls es bereits E-Mailkontakt bzw. Telefongespräche gab, antworten.

Extratipp Händeschütteln: Ein angenehmer Händedruck sollte weder zu locker, noch zu fest sein und dauert max. ein bis drei Sekunden. Die Hände werden gereicht, nicht geschüttelt. Dabei schaut man sich freundlich in die Augen.

#2 Smalltalk – Hilfe!

Nachdem der erste Schritt geschafft ist, geht es mit dem berühmt berüchtigten Smalltalk weiter. Die einen hassen ihn, die anderen dulden ihn, und ein kleiner Teil der deutschen Bevölkerung scheint nahezu ein Profi darin zu sein.

Doch angenehmer Smalltalk ist leichter als man glaubt. Die goldene Regel dabei ist aufmerksam zu sein und zuzuhören.

Um ins Gespräch zu kommen, brauchst du dich nicht an das abgelutschte Wetter-Thema halten. Am besten du stellst offene W-Fragen über das, was euch offensichtlich verbindet: der Ort, das (Arbeits-)Umfeld und der Anlass der Begegnung.

Aktives Zuhören bedeutet, dass du selbst jedes kleinste Randkommentar registrierst, um daran bei Bedarf wieder “einhacken” kannst. Doch nicht nur was dein Gegenüber verbal preisgibt ist wichtig, sondern auch sein Umfeld.

Bist du ins Büro deines Kunden eingeladen? Hängen besondere Bilder oder Gemälde an der Wand? Befinden sich interessante Bücher im Bücherregal?

Alles was offensichtlich gesehen werden will, darf angesprochen werden.

Würdest du dich nicht auch geschmeichelt fühlen, wenn jemand dein Tauchfoto vom letzten Karibik-Urlaub positiv kommentieren würde? Natürlich! Eine Regel gibt es hier jedoch noch zu beachten: Alles was auf dem Schreibtisch steht ist privat und sollte nicht zum Smalltalk-Thema werden.

Beim Austausch von Visitenkarten solltest du die Karte deines Gegenübers nicht gleich in die Hosentasche stecken, sondern zuvor einen kurzen Blick darauf werfen. Das zeigt, dass du Interesse an der Person und ihrer Tätigkeit hast.

Extratipp Tabuthemen: Wenn du kein Fan von Polarisation bist, solltest du folgende Themen beim Smalltalk vermeiden: Politik, Religion, Krankheit (körperliche Leiden), Gossip und vulgäre Witze.

#3 Missgeschicke – Die Flucht nach vorne

Nach dem ersten Beschnuppern und interessantem Smalltalk konntest du dein Gegenüber für eine Zusammenarbeit überzeugen. Großartig! Doch jede Zusammenarbeit fordert auch Geschäftstreffen, Meetings, heraus.

Du stehst kurz vor diesem wichtigen Kundenmeeting. Siehe da, ein Fleck vom vorher verdrückten Eis hat sich auf der weißen Bluse breit gemacht.

Keine Panik! Anstatt sich in die Toilette zu schleichen, manisch auf den Fleck mit Wasser und Seife einzureiben und sich dann unter dem Händetrockner zu winden, solltest du die Sache gemütlicher angehen.

Entschuldige dich bei deinem Kunden für dein Auftreten und erkläre ihm oder ihr dein Missgeschick. Um die Situation für beide Seiten aufzulockern, kann das durchaus auch auf humorvolle Weise gestaltet werden:

Verzeihen Sie meinen Aufzug heute, aber leider hat sich mein Dessert selbständig gemacht. Ich laufe normalerweise nicht so rum.

Auch deinem Gegenüber solltest du tolerant sein und ggf. auf Toilettfehler wie z.B. Essenresten zwischen den Zähnen oder offenen Knöpfen bzw. Reißverschlüssen darauf hinweisen – unter vier Augen versteht sich.

# 4 Erfolgreiche Meetings sind kein Zufall

Behandle dein Gegenüber so, wie auch du behandelt werden möchtest, mit Respekt und Höflichkeit. Das gilt selbstverständlich nicht nur für Geschäftstreffen 😉

Höflichkeit ist ein Kapital, das den reicher macht, der es ausgibt – Persisches Sprichwort

Falls du dein Büro in einem größeren Gebäude hast, solltest du deinen Meetingpartner an der Tür bzw. Lobby abholen (und am Ende auch wieder dorthin zurückbegleiten), die Türen offen halten und sie oder ihn an deiner rechten Seite gehen lassen – das zeigt, dass sie oder er ein geschätzter Gast ist.

Im Meetingraum ist meist der Gast der Ranghöchste. Aus diesem Grund solltest du auch ein Glas Wasser bzw. Kaffee und Tee anbieten und zur Verfügung stellen. Erspare deinem Gegenüber die peinliche Frage nach etwas zu Trinken.

Thema Handy: Wir haben mittlerweile den Punkt erreicht, wo Mobiltelefone mehr kontraproduktiv, als hilfreich für Gespräche sind. Und da sind Meetings keine Ausnahme. Wenn du dein Handy zur Zeiterfassung verwendest, solltest du den Timer am besten kurz vor dem Meeting starten. Das Handy sollte selbstverständlich auf lautlos (nein, auch keine Vibration) eingestellt sein. Falls du einen wichtigen Anruf erwartest, ist es am besten, das vor dem Meeting anzukündigen.

Mit diesen Grundregeln kann einem erfolgreichen Meeting nichts mehr im Wege stehen.

Extratipp Nachbereitung: Schreibe noch am selben, spätestens am nächsten Tag eine Mail an deinen Kunden und bedanke dich für seine Zeit. Fasse die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen und gib ihr oder ihm somit eine gute Übersicht über bereits Besprochenes.

#5 Restaurantbesuche mit Geschäftspartnern

Nach langen Meetings und bei herrschenden Sympathien kann es durchaus vorkommen, dass man danach noch zusammen zum Lunch oder Abendessen geht.

Bei einem geplanten Geschäftsessen in einem Restaurant lauern viele Faux-Pax.

Verabredest du dich mit deinem Gast in einem Restaurant, warte nicht am Tisch, sondern an der Bar bzw. in der Nähe des Eingangs auf sie oder ihn.

Beim Gang zum Tisch gibt es zwei Szenarien:

1. Ihr werdet von einem Ober zum Tisch geführt: Der Gast geht vor dir und hat somit den ersten Blick auf den Tisch und die Ehre der freien Sitzplatzwahl.
2. Ihr müsst ohne Ober zum Tisch gehen: Du solltest vorausgehen, da du auch im Idealfall den Tisch reserviert hast. Dein Gast sollte sich nicht um die Suche nach dem Tisch kümmern müssen.

Ein großes Fail-Potenzial ensteht auch beim Herbeirufen des Kellners. Die optimale Situation ist es, wenn du Blickkontakt mit einem Kellner aufnehmen kannst. Wenn das nicht möglicht ist, und du weder weißt wer der zuständige Kellner ist, noch wie er heißt, kannst du dem Kellner beim Vorbeigehen auf dich aufmerksam machen, zum Beispiel so:

Entschuldigen Sie bitte, wir würden gerne bestellen.

Nach einem hoffentlich mehr fröhlichen, als feuchten Abendessen (bei dem du mit deinen Smaltalk-Künsten punkten konntest), bleibt nur noch die Rechnung übrig.

Die unangenehme, stille Frage “Wer zahlt?”, kann ganz einfach bereits vor dem Treffen durch einen kleinen Zusatz in deiner Einladungs-Mail bzw. bei einer persölichen Einladung geklärt werden: “Ich möchte Sie zum Essen einladen”.

Falls du eingeladen wurdest, solltest du dich natürlich nach dem Essen mit ein paar netten Worten bedanken und auch nochmal am nächsten Tag eine E-Mail mit deinem Dank schicken.

Jetzt steht dir nichts mehr im Wege deine Kunden mit deinem guten Benehmen zu beeindrucken. Außer vielleicht die Frage: “Was ziehe ich an?”