Bestellbestätigung – Kostenlose Bestellbestätigung Excel-Vorlage

Immer mehr Kunden bestellen Waren oder Dienstleistungen im Internet, per Telefon oder manchmal auch noch im Ladengeschäft. Wenn du Bestellungen aufnimmst, ist es von größter Bedeutung, dass du fehlerhafte Bestellungen und Rückgaben verminderst. Den Eingang der Bestellung bestätigst du zeitnah mit einer professionellen Bestellbestätigung, die für Transparenz und Übersicht sorgt. 

Muss eine Bestellbestätigung versendet werden?

Ja, unmittelbar nach der Bestellung muss eine Bestätigung versandt/ausgehändigt werden. Dies ist Teil der ordnungsgemäßen Vertragsabwicklung. Es ist allerdings noch keine Bestätigung des Vertrags. Dies erfolgt zwischen Vertragsschluss und Lieferung der Bestellung oder Ausführung der Leistungen. Dazu musst du alle Vertragsinformationen an den Kunden senden. 

Welchen Anhang mit Bestellbestätigung verschicken?

Am besten ist, wenn du deiner Bestätigung gleich auf deine AGB und das Widerrufrecht hinweist. Dies kann zum Beispiel als Anhang zur Email erfolgen. Ein Link reicht nicht aus, weil das Verlinkte später geändert werden kann. 

Unterschied zwischen Auftragsbestätigung und Bestellbestätigung

Eine Auftragsbestätigung verschicken etwa Handwerker. Darin wird bestätigt, dass der Kunde den Auftrag erteilt hat und der Anbieter ihn auch ausführen kann. 

Bei anderen Bestellungen ist es oft so, dass der Anbieter noch nicht sofort geprüft hat, ob alle Waren tatsächlich geliefert werden können. Deshalb bestätigt man zunächst, die Bestellung erhalten zu haben. Dafür ist es wichtig, dass der Kunde die AGB akzeptiert hat und in diesen die Konditionen dafür enthalten sind, was passiert, wenn die bestellten Güter nicht in der gewünschten Anzahl, Ausführung oder Zeit geliefert werden können.  

Automatisiere deine Produktdaten für Bestellungen und Rechnungen

Wenn dein Auftragsvolumen zunimmt, willst du nicht jedes Mal alle Produktdetails und Preise neu in Formulare und Bestätigungen eintippen. 

Mit Zervant kannst du im System alle deine Produkte mit den notwendigen Angaben anlegen. Damit ersparst du dir viel Arbeit und unnötige Fehler. Nach der Bestellung kommt die Rechnung an den Kunden. Auch die kannst du dann schnell und unkompliziert erstellen und versenden. 
Das lohnt sich ab der ersten Rechnung, denn das System speichert deine Eingaben. Dann kannst du deine Umsätze jederzeit anschauen und nach unterschiedlichen Kriterien abfragen. So hast du stets den Überblick, was sich wann wie verkauft hat. Statt mit Papierkram, kannst du deine Zeit mit deinen Leistungen und Kunden verbringen. 

Bestellbestätigung Vorlage

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Herunterladen: Word, Excel

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Bestellbestätigung Vorlage einfach herunterladen

Wir haben Vorlagen für dich in Excel erstellt. Du kannst einfach die Musterdaten löschen und durch deine eigenen Angaben ersetzen. 

In der Vorlage ist es schon so angelegt, dass es bei der Kalkulation der Einzelpreise und des Gesamtpreises hilft. 

Vergiss nicht, deine Lieferbedingungen und sonstigen Angaben zu Gewährleistung, etc. einzutragen. 

Was muss in der Bestellbestätigung stehen?

Du bestätigst den Eingang der Bestellung, indem du dem Kunden noch einmal alle Angaben bestätigst, die du erhalten hast. Dazu bekommt er alle notwendigen Daten zu dir als Lieferanten. 

Dazu gehören: 

• Kontaktdaten des Lieferanten
• Bestellnummer und Datum
• Kontaktdaten des Kunden
• Rechnungsadresse 
• Lieferadresse
• Produkte, Bestellmenge, 
• Lieferzeitraum
• Zahlungsmodalitäten
• Einzelpreise
• Gesamtpreis (inklusive Steuern, Lieferung und Servicegebühren)

Denke auch an alle anderen Angaben, die für deine Produkte wichtig sind. Garantie, Rückgabe, Vorbehalte und so weiter. 

Rechtlicher Rahmen für Verkäufer im Internet

Online Bestellformulare und Bestellbestätigungen sind oft Teil von Online Shops. Für diese sind natürlich viele rechtliche Vorgaben zu bedenken.  Wir haben drei Links für dich: 

• Deutschland: Die IHK München hat eine übersichtliche Einführung über die rechtlichen Rahmenbedingungen von Webshops, speziell zu den Fragen AGB und Widerruf. 
• Österreich: Ausführliches zu den rechtlichen Rahmenbedingungen der Bestellung in Webshops findest du bei WKO. 
• Schweiz: Das KMU Portal informiert über die rechtlichen Rahmenbedingungen zu Online Shops.