Was ist Buchhaltung? Einstieg in die Buchführung

Das beste Geschäft nützt nichts, wenn du keinen Überblick über Einnahmen und Ausgaben hast. Jeder Unternehmer, klein oder groß, muss seine Zahlen kennen, belegen und alle Geschäftsfälle dokumentieren. Dazu mus man BUchführen und seine Buchhaltung pflegen. Wir erklären in Kürze, was du dazu wissen musst.

Gerade wenn viel zu tun ist, kann man sich über die Mehrbelastung durch „Papierkram“ ärgern und versucht sein, ihn einfach zu ignorieren. Aber das sollte und darf man nicht. Stattdessen kann man einfache Mittel verwenden, um sich die Arbeit mit der Buchführung zu erleichtern.

Man braucht nicht gleich eine eigene Abteilung oder Wirtschaftsprüfer, aber der richtige Umgang mit Belegen, Rechnungen und Buchungen kann viel Arbeit und Ärger ersparen.

Was ist der Unterschied zwischen Buchführung und Buchhaltung?

Buchhaltung ist der Ort, an dem die Buchführung stattfindet, also etwa die Abteilung, in der der Buchhalter arbeitet. Umgangssprachlich wird es oft gleich verwendet, aber eigentlich geht es um die Buchführung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens. 

Was ist Buchhaltung?

Bestimmt machst du schon viele Dinge der Buchführung, ohne dass du vielleicht so nennen würdest.

Es geht darum, systematisch alle deine Geschäftsaktivitäten zu erfassen und zu dokumentieren. Du

• sammelst und erfasst Belege und ordnest sie Bereichen zu
• berechnest Kosten und Leistungen
• hast deine Konten und Zahlungseingänge im Blick
• erstellst und versendest Rechnungen
• mahnst, wenn es nötig ist
• kümmerst dich um die Steuer 
• machst eine Inventur über deinen Bestand
• erstellst Übersichten für Jahres- oder andere Abschlüsse

In der einfachen Buchhaltung musst du also alle relevanten Vorgänge in deinem Geschäft erfassen, damit du jederzeit genau über die finanzielle Situation deines Unternehmens Bescheid weißt. Nur so kannst du zuverlässig entscheiden und planen.

Auch dem Finanzamt oder einem Wirtschaftsprüfer kannst du damit die Geschäftsvorfälle der Vergangenheit immer chronologisch und korrekt dokumentieren. 

Muss ich auch die doppelte Buchführung machen?

Nein. Nicht jeder muss die doppelte Buchführung machen. Je nach Rechtsform deines Unternehmens kann auch die vereinfachte Buchführung mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ausreichen. Das gilt für Kleinunternehmen, GbR oder Freiberufler. 

Als Kapitalgesellschaft, gemeinnütziges Unternehmen oder eingetragene Kaufleute musst du allerdings die doppelte Buchführung, inklusive Jahresabschluss und Bilanz vorlegen.

Was ist die einfache Buchführung?

Als einfache Buchführung gilt, wenn man die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) macht. Dazu vergleichst du die betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Wenn deine Einnahmen die Ausgaben überschreiten, hast du einen Unternehmensgewinn erzielt.

Diese Übersicht erreichst du mithilfe von Belegen (Rechnungen, Quittungen, etc.).

Tipps in zur Buchhaltung

Was sind die Grundlagen der Buchhaltung?

Deine Buchhaltung muss alle betrieblichen Vorfälle korrekt dokumentieren. 

Die Vorgaben dazu unterliegen den GoB (Grundsätze ordnungsmäßer Buchführung) und den moderneren GoBD (ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Diese Grundsätze sind zusammengefasst: 

• Richtigkeit und Willkürfreiheit: nur tatsächlich stattgefundene Buchungen werden dokumentiert
• Klarheit und Übersichtlichkeit: Deine Buchungen müssen zeitnah und chronologisch sein
• Einzelbewertung und Unabhängigkeit 
• Vollständigkeit: keine Buchung ohne Beleg. Deine Belege und Buchungen musst du ordnungsmäßig archivieren

Alle Geschäftsvorfälle, die buchungspflichtig sind, erfasst du dann im Jahresabschluss. Damit bist du erleichterst du dir natürlich auch die Steuererklärung.

Es lohnt sich, mit deinem Steuerberater eng zusammenzuarbeiten, damit du von Anfang an deine Buchungen und Belege richtig ausweist und dein Unternehmen gut planst und aufstellst. 

Was machen Buchhaltungsprogramme?

Es gibt inzwischen sehr viele Software-Lösungen mit Buchführungsprogrammen oder Programmen, die die Buchhaltung erleichtern. Gerade für kleinere Unternehmen und Selbstständige lohnen sich aber keine teuren und hochkomplexen Programme.

Für die Dokumentation von Einnahmen ist Zervant ideal:  damit kannst du ganz leicht Rechnungen erstellen, verschicken und erfassen. Wenn es notwendig wird, kannst du ganz per Click auch eine freundliche Mahnung versenden. Chronologische Übersichten über deine Rechnungen und eingegangene Bezahlungen gehen mit Zervant ganz einfach.

Auch für die Ausgabenseite, die in deiner Buchhaltung dokumentiert werden muss, gibt es sehr gute Programme. Eine Möglichkeit ist zum Beispiel Candis. Damit kannst an dich eingegangene Rechnungen oder deine Belege einscannen. Innerhalb des Programms kannst du auch die Rechnungen direkt bezahlen und die Belege in deine Übersicht einfügen und archivieren. Hier gibt es noch mehr Tipps zur Auswahl von Buchhaltungsprogrammen. 

Was sind Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung?

Der fehlende Beleg, die verlorene Quittung, die Rechnung, die nicht rausgeschickt wurde. Wenn man nicht ordentlich Buch führt, endet das schnell im Durcheinander und die Zuordnung von Belegen kann unklar werden.

Nimm dir regelmäßig Zeit, deine Buchführung auf den neusten Stand zu bringen! Hier noch einmal alles in 60 Sekunden erklärt. Du selbst profitierst am meisten von einer guten Buchführung.

Benötigst du Hilfe oder Unterstützung bei deiner Buchführung oder Steuererklärung?

Die eigene Buchführung kann Fragen aufbringen und manchmal sogar in die Verzweiflung treiben. Dafür gibt es eine tolle Lösung für Freiberufler und Einzelunternehmer, die Kontist-App. Lade deine mit Zervant erstellten Rechnungen einfach in Kontist hoch, das Unternehmenskonto ist automatisch mit der App verbunden und du siehst bspw. was du monatlich für Umsatzssteuervoranmeldung zur Seite legen solltest und kannst deine Steuererklärungen von Steuerberatern erledigen lassen.