3 effektive Zeitmanagement-Tools, die Freelancer kennen sollten

Es ist bekannt wie wichtig Arbeitseinteilung und optimales Zeitmanagement im Berufsalltag fü sind. Zeit ist kostbar und mit den  drei Tools, die wir dir in diesem Artikel vorstellen, kann Zeit effektiv genutzet werden. Wir erklären wie du die Vorlagen ausfüllst und wie die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden funktionieren.

1. Eisenhower-Methode und richtig priorisieren

Um einen guten Überblick über alle deine geplanten Aktivitäten und Verpflichtungen zu bekommen, solltest du zu Beginn alle deine Aufgaben niederschreiben. Wenn es dir so geht wie vielen Selbständigen, dass du an machen Tagen überhaupt nicht weißt wo genau du anfangen sollst und du eigentlich eine eigene To-Do-Liste für deine To-Do-Listen bräuchtest, dann solltest du dir die Vorlage zu dieser Zeitmanagement-Methode zu nutzen machen!

Diese Matrix hilft dir deine Prioritäten zu setzen und auch zu bestimmen, welche Aktivitäten in deinem Arbeitsalltag wirklich wichtig sind und welche im Grunde eigentlich nur unnötige “Zeitfresser” darstellen.

Nachdem du dir im Klaren bist, wie du deine Aktivitäten von wichtig und dringend unterscheidest, kannst du dich nun an dein Zeitmanagement-Tool wenden. All deine To-Do’s kannst du vier Kategorien zuordnen:

1. Wichtig + dringend – Sofort selbst erledigen!

Hier befinden sich meistens nur zwei Arten von Aktivitäten: Jene, die unvorhergesehen eingetreten sind und jene, die man bis zum letzten Moment hin schleifen lassen hat. Jetzt heißt’s anpacken! Aktivitäten in diesem Feld sollten immer deine sofortige Aufmerksamkeit bekommen. Wenn du öfters mit dringenden und wichtigen Aufgaben konfrontiert bist, solltest du überdenken welche dieser Aktivitäten du bereits vorher erledigen hättest können, um ähnliche Aufgaben in Zukunft frühzeitig zu erledigen.

2. Wichtig + nicht dringend – Jeden Tag ein wenig darüber nachdenken!

Dieses Quadrat ist dein Ziel! Sieh zu, dass deine meisten Aktivitäten sich in dieser Kategorie befinden. Einerseits sind es wichtige Aufgaben, die zu einem konkreten Ziel führen und andererseits wirst du nicht in die stressige Situation des “sofort-erleidgen-müssens” versetzt und kannst dein Handeln überdenken und planen.

3. Nicht wichtig + dringend – An jemand anderen delegieren!

Aktivitäten die in diese Kategorie fallen sind Unterbrechungen, die dich vor dem Erreichen deiner Ziele abhalten. Im Bestfall kannst du diese an andere delegieren. Als Selbständige/r ist das jedoch nur bedingt möglich. Wie soll man nun vorgehen? Hier hilft nur eins: das Problem so schnell wie möglich aus der Welt schaffen und danach wieder auf die Felder 1 und 2 konzentrieren.

4. Nicht wichtig + nicht dringend – Schnellstmöglich über Bord werfen!

In dieser Kategorie halten sich alle unwichtigen und zeitfressenden Aufgaben deines Alltags auf. Bevor du überhaupt überlegst eine Aufgaben in diese Kategorie zu setzen, überlege, ob du sie nicht gleich fallen lässt und dich stattdessen auf wichtigere und/oder dringendere Dinge konzentrierst. Bedenke: Hast du wirklich kostbare Zeit zu verschwenden, um dich mit solchen Aufgaben auseinanderzusetzen?

Zusammengefasst kann gesagt werden, dass der größte Vorteil bei diesem Zeitmanagement-Tool nicht nur die strukturierte Veranschaulichung all deiner Tätigkeiten ist, sondern dass auch die bewusste Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben gegeben wird. Diese Vorgehensweise wurde vom ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower angewandt und verbreitet. Der frühere Oberbefehlshaber war bekannt dafür, diese Taktik auch im Kriegseinsatz anzuwenden, da es hier oft zu kritischen, unvorhersehbaren Ereignissen kommt.

2. Wichtig und dringend, aber für wen?

Das zweite Tool zur effektiven Arbetszeitplanung, ist weniger systematisch organisiert, sondern dient vielmehr als Denkmodell zur Prioritätensetzung. Ob etwas wichtig oder dringend ist, ist subjektiv. Deshalb sollte man sich zunächst die Frage stellen: Für wen führe ich überhaupt diese Tätigkeit aus?

Der französische Psychologe und Autor Francois Lelord, erklärt in seinem Buch “Hector und die Entdeckung der Zeit” drei Arten von wichtigen Dingen:

1. Alles, was wichtig ist, damit die Arbeit gut erledigt wird!
2. Alles, was nach Meinung unseres Chefs/Partners/Familie/Gesellschaft etc. wichtig ist
3. Alles, was für uns selbst wichtig ist

“In einer idealen Welt, sollten es exakt dieselben Dinge sein”!
Und nein, wir befinden uns leider nicht in einer “idealen” Welt, wie auch immer diese aussehen sollte. Aber es kann durchaus vorkommen, dass sich zwei und manchmal sogar alle drei Bereiche überschneiden und man mit einer einzelnen Aufgabe seine Mitmenschen und auch sich selbst zufrieden stellt und den festgesetzten Zielen ein Stücken näher kommt! Achte darauf, dass alle drei “Wichtig-Kategorien” ausbalanciert sind.

Dies ist eine ausgezeichnete Übung um zu sehen, wie viel Zeit du für andere, für dich selbst oder für notwendige Tätigkeiten beanspruchst, um in weiterer Folge auch deine Work-Life-Balance zu verbessern.

3. Erfolge festhalten – das Arbeitstagebuch

Nachdem du nun deine Prioritäten gesetzt und Aufgaben erledigt hast, solltest du auch überprüfen was du an einem Tag, in einer Woche oder in einem Monat alles geleistet hast und dir selbst auf die Schulter klopfen. Leider kann man sich oft nicht mehr an seine kleinen Erfolge und Glücksmomente erinnern. Deshalb ist ein Arbeitstagebuch ideal, um sich geleistete Arbeit vor Augen zu halten und somit Arbeitsprozesse in Richtung Erfolg überblicken zu können.

Wie fülle ich meine Zeitmanagement Vorlage aus?

Erledigte Aufgaben aus deiner Wichtig/Dringend-Matrix trägst du in dein Work-Journal ein und füllst dabei folgende Punkte aus:

• Das Datum an dem du Tätigkeit erledigt hast
• Die Aktivität/Aufgabe solltest du so detailliert wie möglich angeben, um sie später wieder nachvollziehen zu können.
• Der Punkt Priorität ist kein Muss, aber hilft dir die Art deiner Aktivität zu kategorisieren. Hier bietet sich vor allem die Kombination mit der Eisenhower-Methode an. Wenn du z.B. eine Aufgabe aus der Kategorie “wichtig und nicht dringend” erledigt hast, schreibst du eine 2 in diese Spalte.
• Notiere von wann bis wann du daran gearbeitet hast. Deine Arbeitsdauer berechnet dir die Excelvorlage automatisch.
• Als letzten Punkt kannst du noch hinzufügen, ob du diese Aufgabe fertiggestellt hast oder nicht.

Am Ende einer Periode kannst du die Gesamtsumme ausrechnen und staunen, wie viel du geleistet hast. Vergiss nicht auf deine ganz persönliche Belohnung nach Erreichen deiner Ziele !

Wichtigkeit und Dringlichkeit

Du kannst diese Vorlage entweder auf einzelne Projekte, deine gesamte Arbeit, oder sogar auf die Organisation deines Lebens in sämtlichen Bereichen anwenden.

Im ersten Schritt wirst du mit folgender Frage konfrontiert: Was ist der Unterschied zwischen wichtig und dringend? Ist nicht alles was dringend ist, auch automatisch wichtig?
Nein! Deshalb muss zunächst der Unterschied zwischen wichtig und dringend geklärt werden.

WICHTIG sind all jene Aufgaben/Aktivitäten, deren Resultate dich einen Schritt näher zu deinem beruflichen und/oder persönlichen Zielen bringen (z.B. Aktualisierung deiner Arbeitsprobenmappe, um einen wichtigen Kunden an Land zu ziehen)

DRINGEND sind meist solche Aufgaben/Aktivitäten die im Moment deine Aufmerksamkeit verlangen, jedoch meist (aber nicht immer) mit den Zielen von anderen verbunden sind (z.B. ein Gefallen für einen Bekannten).

Tipp: Ein anderes nützliches Tool ist das kostenlose Rechnungsprogramm von Zervant, mit dem du online Rechnungen & Angebote schreiben und verwalten kannst. Wie können wir es uns leisten, einen kostenlosen Service für Selbständige anzubieten? Das erklären wir dir hier.